整理プロセス

あなたが組織化のプロセスについて知る必要があるすべて。 組織化は、管理の2番目の基本機能です。

組織化の機能は、企業の活動を手配、指示、調整、および制御することです。 言い換えると、組織化は、経営陣が事業運営を指示、調整、および制御する機能です。

組織化には、作業が計画どおりに実行されるように、健全な組織構造の確立が含まれます。 組織化の目的は、人々が互いに調整し、組織の目標を達成するために働くことです。

組織化の管理機能は、「組織化のプロセス」と呼ばれる場合があります。 目標が設定され、ポリシーが組み立てられたら、組織に必要なインフラストラクチャを構築する必要があります。 集中は活動と機能に行きます。 これらは、組織構造の「ビルディングブロック」を形成します。

整理のプロセスには以下が含まれます。

1.目的の決定活動区分2.作業活動の特定と分類3.活動のグループ化4.人的および物質的資源の収集5.権限と責任の定義

6.関係の階層の設計7.制御と分散化の範囲の決定8.調整9.物理的施設と適切な環境の提供10.全体的な制御のための構造的関係の確立11.見直しと再編成。


整理のプロセスと手順

組織化のプロセス– 目標の決定、活動の分割、活動のグループ化、 権限と責任の定義、レビューと再編成

プロセス#1. 目標の決定:

何らかの目的で組織が確立されます。 組織の全体的なタスクまたはアクティビティは、この目標を達成するために決定されます。 たとえば、組織が商品を輸出する場合、輸出する商品の性質と種類、原材料の入手元、商品の輸出国、外国のバイヤーとの調整などを決定する必要があります。組織の総ワークロードは、組織化プロセスの最初のステップです。

プロセス# 2. アクティビティの分割:

1人ですべての組織活動を管理することはできないため、合計タスクはより小さな単位に分割され、メンバーに割り当てられます。 仕事は人の資格と能力に応じて割り当てられます。

作業の分割は専門化につながり、次の利点があります。

(a) より大きな出力:

Adam Smithは、一人で働いていれば1人で1日20本のピンを製造できる研究を示しました。 ピンの生産はサブアクティビティに分割され、人々は次の特別なタスクを実行しました—

ワイヤーの引き出し–ワイヤーの矯正–ワイヤーの切断–ポイントの研磨–研磨–ピンヘッドの取り付けなど。 1日に20個のピンに対して、作業の分割と専門化により、10人が1日で48, 000個のピンを生産できるようになりました。専門化の驚異に注目してください。

(b) 効率:

同じタスクを繰り返し実行することで、労働者のスキルと効率が向上します。

(c) トレーニングの促進:

複雑なタスクはより小さなユニットに分割されるため、スキルの低い労働者を訓練してそれらの活動を実行することができます。

プロセス# 3. アクティビティのグループ化:

作業が人に割り当てられた後、同様のアクティビティを実行している人は、同様の部門にグループ化されます。 生産、マーケティング、財務などのさまざまな部門が作成され、さまざまなスキルと専門知識を持ちながら同様の活動を行う人々で満たされています。 アクティビティを部門にグループ化することを部門化と呼びます。 すべての部門は部門長の監督の下で働いており、一連の規則、手順、および基準によって管理されています。

プロセス# 4. 権限と責任の定義:

部門を作成した後、部門長が任命され、それぞれの部門の活動を実行します。 部門長の能力が部門の職務要件に一致することが保証されます。 すべてのヘッドには、部門のメンバーを通じて作業を実行する権限があります。

部門長は、部門の活動に関連する責任と権限を部門のメンバーに委任します。 これにより、すべての個人が上司と部下およびその報告関係を知っている関係の構造が作成されます。

プロセス# 5. アクティビティの調整:

部門がそれぞれの目的のために働くと、部門間の対立が生じる可能性があります。 これは、組織の目標の達成に影響を与える可能性があります。 たとえば、財務部門はコストを削減したいのですが、マーケティング部門は製品を宣伝するためにより多くの資金が必要です。 この競合は、すべての部門が共通のリソースを共有するように調整することで解決できます。 リソースは不足しており、調整は最適な利用に役立ちます。 部署とさまざまな役職で働く人々の間の関係を定義することにより、調整が可能になります。

プロセス# 6.レビューと再編成:

内部および外部の環境要因の変化の結果として、組織構造の変化を導入できるように、組織化プロセスを絶えず評価する必要があります。 絶え間ない評価と再編成は、組織化プロセスの不可欠な部分です。


組織化のプロセス– 4ステップのプロセス

健全で明確な組織化プロセスのために、ビジネスは次の手順を実行する必要があります。

1.アクティビティの識別と分類:

機能として組織化することは、ミッション、目標、目的に基づいて、ビジネスに計画されているすべての活動を識別することから始まります。 このプロセスには、作業プロセスを特定の数のタスクに分割する「分業」が含まれ、各タスクは従業員または従業員グループによって個別に実行されます。 これらの個別のタスクは、個別のビジネスユニットに分類されます。 総作業量の各ユニットは「ジョブ」になります。

たとえば、銀行の銀行業務には、口座の管理、ローンの提供、外貨の管理、顧客の問い合わせの管理などが含まれます。これらの活動は、出納係、融資担当者、顧客ケア担当者などの間で実行される小さなタスクまたはジョブに分割されます資格と専門知識は、これらの分割された活動のそれぞれに割り当てられ、出納係、融資担当者、顧客ケア担当者などを指定された仕事にします。

2.アクティビティまたは部門のグループ化:

前のステップで特定されたジョブは、さらにグループ化され、別々の部門に配置されます。 これらの部門は、機能部門または部門部門のいずれかであり、機能部門は1つの部門にグループ化された共通の機能に関連し、部門部門は製品の種類、ビジネスの地理的位置、またはターゲット顧客グループに基づいてビジネス用に作成されます。 前の銀行業務の例から、自動車ローン、住宅ローン、企業ローンの管理に関連するすべての仕事は、「ローン部門」の下になります。

3.職務の割り当て:

すべてのアクティビティを専門部門に含めると、これらの部門で働く従業員には、その部門でスキル、資格、能力に合った1つのジョブのみが割り当てられます。 従業員には、下の表に示すように、職務を明確に定義する「職務記述書」と呼ばれる文書を通じて、職務と責任が割り当てられ、付与されます。

4.報告関係の確立:

最後のステップには、一連のコマンドを作成する権限の確立が含まれます。 これは、従業員が部下への報告の仕事と責任を管理、ガイド、監督、監督するトップマネジメントや上司などの当局に報告しなければならないことを意味します。

上司と部下の関係は、各上司が部下に対して持つことができる権限の範囲を認識するために定義されます。 上位と下位の関係を作成する目的は、ビジネスの共通の目標と目的に向けて、すべての個人/グループ/部門の努力を調整することです。


組織化のプロセス–組織化プロセスに含まれる9つのステップ

整理はマネージャーの重要な機能です。 これは、リソースの収集、実行する作業の特定、職務と責任の割り当て、権限の委任、および従業員の努力の調整を含む継続的なプロセスです。 ビジネスは無政府状態で機能することはできません。 「組織化」とは、調和のとれた職場環境の創造を意味します。

プロセスの編成に関連する重要な手順には、次のものが含まれます。

ステップ# 1.目標の確立:

この最初のステップは実際には計画の一部ですが、企業の目的を知ることは適切です。 目標は、実行する必要があるさまざまなアクティビティと、目標を達成するために構築する必要がある構造のタイプを決定します。 アルフレッドチャンドラーは、これを維持するために、「構造は戦略に従う」と述べています。たとえば、病院や教育機関に必要な構造は、製造会社に必要な構造とは異なります。

ステップ# 2.作業活動の特定と分類:

企業の目標と計画を達成するために必要な作業活動を決定する必要があります。 組織の目標を達成するために行う必要があるすべての作業の詳細を示しています。 したがって、特定のタスクのリストを準備する必要があります。

これらのタスクは、次の2つのカテゴリに分類する必要があります。

(a)進行中のタスク-雇用、トレーニング、記録保持、保管、販売など。

(b)1回限りのタスク-新しいプラントのセットアップやマシンの設置など。

ステップ# 3.活動を部門または作業単位にグループ化する:

密接に関連または類似した活動は、管理可能な部門、部門、または作業単位にグループ化する必要があります。 たとえば、製造会社の活動は、生産、マーケティング、財務、人事などの部門にグループ化されます。 このアクティビティのグループ化または結合は、部門化と呼ばれます。

この段階で、マネージャーは次の機能を実行します。

(i)特定された各アクティビティを調べて、その一般的な性質を判断します。

(ii)これらのアクティビティを相互に関連する機能領域にグループ化します。

(iii)組織構造の基本的な部門設計を確立します。

部門の活動はさらにセクションに分類できます。 たとえば、マーケティング部門には、市場調査、広告、クレジット販売などの個別のセクションがある場合があります。活動をグループ化することにより、各部門内の取り組みを効果的に調整できます。

ステップ# 4.人的および物的資源の収集:

組織の構造を構築するには、人員要件の評価と物理的リソースの決定が非常に必要です。 男性、機械、材料、機器、その他の物理的手段などの必要な入力を収集し、手配する必要があります。

ステップ# 5.仕事、責任、権限の割り当て:

アクティビティをさまざまな部門にグループ化した後、各部門は、望ましい結果を達成する責任を負うマネージャーを担当します。 この段階では、専門性に基づいて、さまざまな部下や部門長に職務が割り当てられます。

このステップは、機能定義の原則に基づいています。 単なる職務と責任の割り当てだけでは十分ではありません。また、人々は自分の仕事を遂行する権限のある権限を与えられなければなりません。 すべての個人は、自分の責任範囲、つまり、彼が何をすべきか、また彼がそれを行う際に行使できる権利と権限を知っている必要があります。

ステップ# 6.関係の階層の設計:

ドラッカーは、「機関は曲のようなものです。 このステップには、上位と下位の関係の作成が含まれます。 誰が誰の下で行動し、誰が部下になり、組織内での彼の地位が何になるかを決定しています。 階層では、管理職のランキングは、さまざまな程度の権利と権限をさまざまな職位に付与することによって行われます。 ここでは、垂直と水平の両方の操作関係が決定されます。

ステップ# 7.制御範囲と分散化の決定:

各企業は、どの程度の権限と責任の分散化を望むかを自ら決定する必要があります。 また、さまざまなメジャーおよびマイナー決定が行われるレベルを決定する必要があります。 これとは別に、上司の管理範囲、つまり各上司に直接報告する部下の数が決定されます。

ステップ# 8.調整メカニズムのセットアップ:

勤務中、会社の全体的な目標が水没したり、ワークユニットまたはメンバー間の対立が発生したりする場合があります。 したがって、組織は従業員の努力を調整するメカニズムを提供し、従業員がチーム精神で一緒に作業できるようにする必要があります。 ジェームズ・ストーナーは、「調整メカニズムにより、組織のメンバーは組織の目標を把握し、非効率性と有害な紛争を減らすことができます。」と言います。

ステップ#9.有効性の監視:

整理は継続的なプロセスです。 時間とともに、組織は成長し、状況は変化します。 したがって、組織の有効性を評価し、調整を行うための監視システムを確立する必要があります。 現在のニーズを満たすための組織の効率的な運用を保証します。


整理のプロセス

管理の組織化機能を完了するには、次の手順を実行します。

(1)企業の目的を知る

(2)さまざまなアクティビティの決定

(3)アクティビティのグループ化と部門化

(4)主要な活動の決定

(5)責任の割り当て

(6)権限の委任

(7)相互関係の定義

(8)適切な環境の提供

(1)企業の目的を知る:

組織化プロセスの最初のステップは、企業の目的を知ることです。 企業の目標の決定は、管理の最初の機能、つまり計画の下で行われますが、これらの目標に関する明確で詳細な情報を整理するプロセスを開始する前に取得する必要があります。

目的に関する情報に基づいて、これらの目的を達成するために設計されたさまざまな機能が決定されます。 たとえば、携帯電話を生産することが企業の目標になる場合があります。 この点で、携帯電話の製造数、携帯電話の製造に必要な部品の製造または購入、販売エリアの広さに関する情報は、州、国、または国際ですか?

(2)さまざまなアクティビティの決定:

企業の目的について学んだ後、目的を達成するために必要な機能が決定されます。 たとえば、携帯電話の製造会社は、原材料の購入、製造部品の購入、生産、広告、販売、財務の整理、調査、アカウント、通信、資料の保管、従業員の募集などのさまざまな活動を行うことができます。

(3)アクティビティのグループ化:

企業の目的を達成するために、さまざまなアクティビティのグループ化が行われます。 アクティビティのグループ化では、すべての同様のタイプのアクティビティが1つの特定の部門に与えられます。 たとえば、原材料の購入、既製の部品の購入、生産、材料の在庫、研究などの活動が生産部門に割り当てられます。

同様に、広告および営業活動はマーケティング部門に与えられ、財務部門が財務、アカウント、通信を担当します。 作業の重要性と量を考慮して、部門はさらに多くのブランチまたはサブ部門に分割できます。

たとえば、生産部門、購買部門、在庫部門、研究部門などの下に、専門分野の利益を得るために設立することができます。 これにより、人的資源と物質的資源の最適な利用が可能になります。

(4)主要な活動の決定:

主要な活動は、企業の目的の達成におけるこの活動の重要性を意味します。 このような活動には特別な注意が必要です。 主要な活動を決定するのは、組織の目的に依存します。 したがって、すべての組織で主要なアクティビティが異なる場合があります。 携帯電話製造会社の例では、効果的な大規模な広告だけが新製品に対する消費者の注意を引くことができるため、主な問題は広告です。

したがって、この場合、広告の機能は最大限の注意を必要とする重要な活動です。 この目的のために、広告活動はマーケティング部門の権限から取得され、新しく作成された広告部門に引き渡される必要があります。これにより、上級役員はこの部門に直接連絡し、彼らは十分に注意を払うことができます。 。

(5)責任の割り当て:

さまざまな活動を異なる部門と下位部門に分割し、各個人が実行することが期待される活動を決定した後、彼の責任は固定されます。 言い換えれば、組織の目的を達成するために彼らがすべきことです。

たとえば、購入マネージャに商品の購入に対する責任が与えられます。 セールスマネージャーがセールスを担当します。 広告マネージャーが広告の責任を負い、財務マネージャーが財務の責任を引き受けます。

(6)権限の委任:

責任を負っている人にも何らかの権限を与えなければなりません。 権限とは、意思決定の自由、部下の指導、監督と管理の自由を意味します。 権限は、作業または責任に比例する必要があります。 与えられた権限よりも責任が大きく、責任に対処するには不十分である場合、責任を正常に履行できません。

たとえば、マーケティングマネージャーに売り上げ増加の責任が割り当てられているが、その職に必要な営業担当者を任命する権限が与えられていない場合、売り上げの増加は期待できません。 責任を果たす権限が与えられていない限り、関係者は説明責任を負いません。 個人に責任を付与できるのは、個人に権限を付与した後でのみです。

(7)相互関係の定義:

2人または3人以上が共通の目標を達成するために働く場合、その相互関係を非常に明確に定義する必要があります。 誰が彼の上司であり、誰が彼の部下であるかを知っている必要がありますか? たとえば、購買部長は、購買部門のすべての従業員の上位になります。

彼らは彼から命令を受け、彼にも責任を負います。 一方、購入マネージャーはゼネラルマネージャーから注文を受け取り、彼に責任を負います。 相互関係を明確に定義することは、調整の確立に役立ちます。

(8)適切な環境の提供:

それを組織することは、活動の決定を含むそのような活動だけではありません。 相互関係を定義しますが、物理リソースと適切な環境を提供することにより、人的リソースの最適な利用を保証します。

たとえば、従業員のパフォーマンスを向上させるには、工場とオフィスを適切な場所に配置する必要があります。 十分な機械、家具、文房具、材料などを利用できるようにするための適切な手配が必要です。


組織化のプロセス-企業の目標を達成するために

組織化の管理機能は、「組織化のプロセス」と呼ばれる場合があります。 目標が設定され、ポリシーが組み立てられたら、組織に必要なインフラストラクチャを構築する必要があります。 集中は活動と機能に行きます。 これらは、組織構造の「ビルディングブロック」を形成します。 最適な組織構造につながるようなルールはありません。

しかし、次の手順は、適切な構造を設計する上で非常に役立ち、企業の目標を達成する上で役立ちます。

プロセス#1.目的の明確な定義:

組織構造を開発するための最初のステップは、目的を非常に明確な用語で定めることです。 これは、組織の種類、安定性、および基本的な特性を判断するのに役立ちます。 実際、組織の活動は、達成すべき目標に関して詳細に説明されています。

プロセス# 2.アクティビティの決定:

企業の目的を達成するためには、特定の活動が必要です。 活動は、企業の性質と規模に依存します。 たとえば、製造上の懸念には、生産、マーケティング、その他の活動が含まれます。 小売店には生産活動はありません。 各主要なアクティビティは、小さな部分に分割されます。 たとえば、生産活動は、材料の購入、プラントレイアウト、品質管理、修理とメンテナンス、生産調査などにさらに分割される場合があります。

プロセス# 3.職務の割り当て:

活動の個々のグループは、能力と適性に応じて異なる個人に割り当てられます。 努力の重複や重複を避けるために、すべての個人の責任を明確に定義する必要があります。 各人には、自分に合った特定の仕事が与えられ、その実行に対して責任を負います。 正しい人は正しい仕事に就く。

プロセス# 4.権限の委任:

すべての個人には、割り当てられたアクティビティを効果的に実行するために必要な権限が与えられます。 権限とは、決定を下し、指示を出し、部下を導き、監督し、管理する力を意味します。 人に委任された権限は、その責任に見合ったものでなければなりません。 個人は、必要な権限や力なしでは仕事を遂行できません。 権限は上から下へ、責任は下から上へと流れます。

プロセス# 5.アクティビティの調整:

その後、さまざまな個人の活動と努力が同期されます。 このような調整は、特殊な機能の効果的なパフォーマンスを確保するために必要です。 異なる仕事と個人との相互関係は明確に定義されているため、誰もが誰から注文を取り、誰に回答できるかがわかります。

プロセス# 6.物理的施設と適切な環境の提供:

組織の成功は、適切な物理的設備と適切な環境の提供にかかっています。 適切な人材を適切な仕事に就くことは重要ですが、適切な職場環境を整えることも同様に重要です。 これは、企業の円滑な運営と繁栄のために必要です。

プロセス# 7.全体的な管理のための構造的関係の確立:

個人とグループの間で明確に定義された明確な構造的関係を確立することは非常に重要です。 これにより、すべての部門の業務と、ビジネスの所定の目標の達成に向けて調整された方向を全体的に制御できます。

したがって、組織が義務と責任の構造的枠組みを提供していることは明らかです。 権限関係を確立するだけでなく、コミュニケーションのシステムも提供します。

上記の組織のさまざまなプロセスは、技術的に

(a)部門、

(b)権限の委任と責任の固定、および

(c)意思決定の集中化による中央管理の対象となる権限の分散化。


組織化のプロセス-目標の決定、活動の列挙、活動のグループ化、固定責任の割り当て、権限の委任および調整

整理のプロセスに含まれる重要な手順は次のとおりです。

1.目標の決定–組織を構築する最初のステップです。 これは、提案された組織の設立と、組織を通じて行われる作業の性質を支援します。

2.活動の列挙–仕事全体は必須の活動に細分されます。たとえば、産業関係の仕事は、購買、生産、資金調達、人事、販売、輸出促進など、次の主要な機能に分けられます。 。

3.アクティビティのグループ化–グループ化アクティビティでは、類似した密接に関連するアクティビティをグループ化して部門と部門を作成する場合、部門化と呼ばれます。 販売、生産、財務などの機能は、主要なグループ化の基礎になります。 二次グループ化は、地理的領域、顧客のタイプ、使用機器、採用プロセス、または主要な主要機能の構成部分に基づいて行われます。

4.確定責任者への固定責任の割り当て–ここでは、特定の職務を異なる部下に割り当てたり、仕事のパフォーマンスの確実性を確保したりします。

5.権限の委任–責任のない権限は危険なものであり、同様に、権限のない責任は空の船のようなものです。 したがって、責任に対応して、部下に仕事のスキルを示すことを可能にする権限が部下に委任されます。

6.調整–調整は統合機能です。 これは、最も望ましいパフォーマンスのために必要です。 目的を達成するために、部門とセクションのパフォーマンスを複合する必要があります。


組織化のプロセス-ステップ:仕事の特定と分割、部門化、職務の調整、報告関係の確立

ある日、クラスの先生がクラスに一般的な指示を出しました。「明日までにクラスボードを新しい情報に変更し、クラスライブラリを配置し、学生からすべての本を集めてください」。 翌朝のクラスで何が起こっていたのか想像もできませんでした。 至る所に混乱がありましたが、仕事は行われませんでした。 理由を特定できますか? クラスの先生は、仕事を分け、責任を割り当て、報告関係を築くことを忘れていました。 ある意味で、彼/彼女は「組織化」しませんでした。

優れた効果的なオーガナイザーは、目的の目標を達成するために一連の手順に従います。

組織化のプロセスに含まれる手順について説明しましょう。

1.作業の識別と分割:

組織化の最初のステップは、計画に従って、実行する作業を特定することです。 その後、作業を​​より小さく管理可能なアクティビティに分割して、重複を避け、従業員間で負担を共有する必要があります。

例–教師は、ボードの責任を1つのグループに、ライブラリのメンテナンスを別のグループに、ノートブックのコレクションを3番目のグループに割り当てている必要があります。

2.部門化:

部門化とは、本質的に類似するアクティビティを選択し、それらをグループ化することを意味します。 アクティビティをグループ化すると、専門化が容易になります。

例–

私。 活動は、機能、つまり生産、マーケティング、財務、倉庫、管理などに基づいてグループ化できます。

ii。 組織に製品ラインがある場合、活動は製品に基づいてグループ化できます。 靴部門、衣服部門、バッグ部門など

iii。 組織がさまざまな分野で活動している場合、地域/地域に基づいて活動をグループ化できます。 北ゾーン、南ゾーン、西ゾーン、東ゾーン。

3.職務の割り当て:

作業が分割および部門化されると、責任の割り当てに従います。 各部門で従業員が雇用され、各従業員の能力とスキルに応じて仕事が割り当てられます。 計画を効果的に実施するためには、仕事を最大の効率で遂行するために不可欠な能力とスキルを持っている人々に仕事を割り当てることが非常に重要です。

例-すべての学校には、数学科、英語科、言語科などの科目ごとに学科があります。数学に習熟し、科目を教えるスキルを持つ教師は、数学科で採用されます。 すべての教師のうち、部門の全体的な作業を管理する能力を持つ教師が部門の長に任命されます。

4.報告関係の確立:

グループで働いている人が多すぎる場合、グループのメンバーは、誰から注文を取り、誰に責任があるのか​​を知ることが不可欠です。 明確に定義された関係は、階層構造を作成するのに役立ち、さまざまな部門間の調整を容易にします。

例–部門で働く教師は、部門の長から指示を受けて報告する必要があることを知っている必要があります。 部門長は、副校長または校長から指示を受けて報告することを知っている必要があります。 さまざまな部門の長が、学校の全体的な発展について集合的に話し合うことができます。


組織化のプロセス-作業の分割、部門化、職務の割り当て、権限の委任、および調整活動

整理の重要な手順は、次のとおりです。

1.仕事の分割:

すべての作業を単一の人間または機械で行うことはできません。 したがって、最初のステップでは、作業を異なる特定の領域またはジョブに分割する必要があります。 仕事の分割により、人々は特定の分野でスキルと経験を身につけることができ、その結果、組織に効率をもたらします。 管理者は、組織の目標を達成するために実行する必要があるすべてのさまざまな活動を特定する必要があります。

製造組織では、生産と販売が2つの主要な活動です。 取引組織では、購入と販売が2つの主要な活動です。 サービス組織は、顧客への輸送などのサービスを提供します。 これらの主要な活動を実行する際、ビジネスユニットは、生産、資金調達、マーケティング、経理、従業員の募集など、他の多くの活動を実行する必要があります。 これは、管理用語での作業区分として知られています。

2.部門化:

これは、作業を特定の部門にグループ化するステップであり、部門化とも呼ばれます。 アクティビティが特定されたら、それらをユニットにグループ化する必要があり、各グループはマネージャーの管理下に置かれます。 その後、いくつかのグループが結合され、より大きなユニットまたは部門にグループ化されます。 その後、関連する活動または機能に応じて部門をリンクすることができます。 組織化することで、すべての部門が互いの活動を補完し、組織全体の目標に関する限り互いに支援できるようにします。

3.職務の割り当て:

このステップでは、従業員に、資格、経験、特定の仕事への適合性に従って職務を割り当てます。 生産やメンテナンスなどの分野では、特定の技術的スキルと資格が必要です。したがって、これらの分野での仕事には技術的に資格のある人が必要です。 People having good skills in communication are given jobs in sales department. People with an aptitude for figures and numbers may be seen fit for the accounts department.

Managerial positions are defined and the extent of their power and authority is fixed. In short, who-is-who and who-will-do-what is decided. People are assigned their duties after matching their capabilities to the job requirements.

4. Delegation of Authority:

After assigning duties, authority is delegated to employees. Delegation of authority is very important as it gives a person the right to carry out his or her responsibilities. This creates the chain of command right from the top to the bottom and a hierarchy is thus created. In a hierarchy, the authority flows from the top to the bottom.

The top has more authority than the lower levels. People are made aware of their responsibilities and authority. Lines of accountability are drawn in black and white. The delegation of authority is responsible for creating subordinate- superior relationship. Thus, channels of communications are also created.

5. Coordinating Activities:

This is where the activities of different individuals are carefully synchronised, and interrelationships clearly defined. It is at this stage that members of the organisation know from whom each has to take instructions and to whom one has to issue instructions. The effect of this coordination is that it lends a feeling of teamwork and an environment of efficiency within the organisation.


Process of Organising – 3 Major Steps: Division of Work, Formation of Departments and Reporting

Organising means to coordinate and prepare for activity. An organisation is a unified whole of the people and their activities. It is a functional unit with thick walls between functional departments. The business organisation is thus a structure and organising is the process.

The process of organising involves the following major steps:

1. Division of Work:

The organisations have strong internal focus on job descriptions and functional specialisations to create conditions for work-flow in a streamlined manner. There are superiors and subordinates who perform similar or different duties to ensure completion of a particular unit of work.

2. Formation of Departments:

Taking into account the available resources and various aspects of coordination, different departments are created at different levels in which jobs are grouped on the basis of their functional direction. To illustrate Materials Management Department may function alongside the Purchase Department to allow better coordination and reduce the 'lead time'.

3. Reporting:

The divisions and departments function within the broad parameters of an administrative set up. As a complex organism, the organisations, besides the reporting levels, have cross- functional relationships between different departments or divisions. A definite type of ranking order called hierarchy exists which allows reporting and authority to flow in different directions.


Process of Organising

The organising process involves five broad steps:

Step-I Determining Activities:

It is necessary to determine those activities which are essential to accomplish the organisational objectives. The process of organising involves identification and division of work. The whole work is to be divided into smaller activities so that duplication is avoided and work can be completed as per the organisational objectives. Division of work facilitates specialisation in work.

For example, a school may have different departments like teaching, office administration, library, sports, etc., and a particular department, say teaching, can further be sub-divided into smaller departments on the basis of subjects like Commerce, Economics, English, etc.

Step-II Grouping of Activities:

The process of grouping the activities of similar nature is called Departmentalisation. Departmentalisation facilitates specialisation and coordination in the organisation.

Activities can be grouped in the following ways:

私。 On the basis of functions – Various activities are grouped into different departments on the basis of various functions in the organisation. For example, Purchase Department for purchase functions, Finance Department for financing activities, Marketing Department for marketing activities, etc.

For accomplishing the works which are similar in nature different tasks, processes or skills required are to be placed together so as to achieve the organisational objectives.

ii。 On the basis of types of products – In this case, activities are grouped into different departments on the basis of products manufactured by the organisation.

iii。 On the basis of geography – Activities are grouped on the basis of geographical locations. For example, Northern Zone, Eastern Zone, etc.

Step-III Assigning Duties:

After departmentalisation, the next step is to assign the work to the employees according to their skills and competencies. In order to ensure effective performance, it is essential that parity is created between the nature of a job and ability of the employee responsible for that particular job.

Step-IV Delegation of Authority:

Delegation of authority means when duties and tasks are entrusted to the subordinates by the superior, authority should be granted to them to perform those duties and tasks well. While delegating authority managers should work on establishing authority responsibility relationships in an organisation structure.

This implies the allocation of authority and responsibility among employees of the enterprise in such a way that each person should know who is responsible to whom and for what. It further creates hierarchy in the management. Top management enjoys the highest degree of authority.

The degree of authority reduces as the hierarchy flows towards lower level of management. Authority flows from top to bottom in the hierarchy. Further, establishing reporting relationships facilitates coordination at all levels of management.

Step-V Coordinating Activities:

In order to create a balance and structure in the organisation, the activities of members need to be well- coordinated. Coordination in the organisation is essential for better performance of employees as well as for the timely achievement of organisational goals.


Process of Organising

The organising function is performed by a manager by taking the following steps:

1. Identification of Activities:

First thing first. The activities to be carried out by the organisation have to be identified, grouped and classified into units.

2. Departmentally Organising the Activities:

This step requires the manager to combine and group similar and related activities of the company into units or departments. This process is called departmentalisation.

3. Classifying the Authority:

The next step is about classifying the authority and how much of it is allocated to the managers in the hierarchy. The job of top management is to formulate the policies, the middle level staff is into departmental supervision and the lower level workers supervise the foremen. Clarifying the authority is useful in making the company's operations efficient. It also arrests the wastage of resources, prevents duplication or overlapping of efforts and aids smooth working of the company.

4. Coordination between Authority and Responsibility:

Healthy relationships between various groups facilitates smooth interaction which assists the organisation in achievement of its goals. Every employee gets acquainted with the authority and gets heedful of the person they are supposed to report. A fair organisational structure is out in the open for all the employees.


Process of Organising – Identification and Division of Work, Grouping of Activities, Assignment of Duties and Delegation of Authority

The process of organising consists of the following steps:

1. Identification and Division of Work:

Organisation exists to achieve certain objectives. The first step, therefore, is to determine the tasks that must be performed to achieve the established objectives. Objectives bring about unity of direction in the organisation. In this step the total work is divided into various activities. For instance, the total work of a manufacturing concern may be – (i) purchase of raw material, (ii) purchase of spare parts, (iii) marketing research, (iv) production, (v) raising funds, (vi) maintaining accounts books, etc.

2. Grouping of Activities:

The various activities are grouped into departments or divisions according to their nature. For instance/in a manufacturing concern, different kinds of purchases like raw material, spare parts, etc., can be put under purchase department. Similarly, advertisements, sales promotion and selling can be given to marketing department. Such grouping of activities is known as – “Departmentation”.

The activities may be grouped on the basis of functions, products, territories, customers, etc., depending on the nature of the business. Each job should be classified under some category. This will avoid duplication of efforts and at the same time ensures nothing is left out. Each function or department may further be sub-divided to get the benefits of specialisation. It makes the optimum utilisation of human and material resources.

3. Assignment of Duties:

After grouping the various activities under different departments and sub-departments, the jobs are assigned to the individuals on the basis of their aptitude and skills. Each individual is allotted a specified job according to his aptitude and skills and made responsible for the performance of that job.

4. Delegation of Authority:

An individual who is entrusted with the responsibility must be given authority necessary to carry out the duties assigned to him. It is the duty of the management to clearly define the relationships in the organisation. Everybody should clearly know to whom he is accountable. This will help create a logical structure of authority-responsibility relationships and establish coordination.


Process of Organising

The following steps constitute the process of organising:

1. Determination of Objectives:

To start with the process of organising, objectives of a business should be determined on the basis of plans framed. Objectives will help determine the broad economic and social goals to be accomplished by the organisation. However, since organisational plans change with the passage of time, organisational objectives have to be also restructured.

2. Determination of Activities:

In the next stage, organisational activities which lead to accomplishment of organisational objectives are to be identified. Interrelationship between the activities is also analyzed on the basis of which they may be grouped.

3. Grouping or Classification of Activities:

In this stage grouping of activities related to one another is done. Usually, this helps in laying out the departments. Grouping and classification of activities helps to attain the benefits of specialisation.

4. Allocation of Duties and Responsibilities:

After grouping of activities assigning duties to competent individuals is done, after deeply analyzing their educational, professional and experience-oriented competencies. Fixation of duties and responsibilities is done for each and every employee of the organisation, so that everyone has their defined scope of operation.

5. Delegation of Authority:

To equip every individual to effectively shoulder the duties and responsibilities assigned to them, there must be delegation of authority. Delegation of authority must be commensurate to the duties and responsibilities assigned. Every individual subsequently delegates authority to individual in the lower hierarchical chain to them.

In this way the chain of command is established. However, accountability arises along with the delegation of authority. While authority and responsibility moves downward in the scalar chain of command in an organisation, accountability moves upwards.

6. Preparation of Organisation Charts and Manuals:

Thereafter, organisation charts and manuals are to be prepared for smooth running of the operations of an organisation. Organisation charts depict the delegation of authority and responsibility and the vertical and horizontal relationships of the different departments and the individuals manning the organisation, while, organisation manuals convey instructions for conducting regular activities.

7. Evaluation of Activities:

Finally, evaluation of activities is done to judge the effectiveness of performance of the different departments. This stage reveals if any reorganising process is necessary to steer the activities of the departments in the desired direction.


 

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