計画プロセス:計画の11の主要なステップ(図を使用)

計画プロセスに含まれる手順について知っておく必要があるすべて。 計画はプロセスであり、実行する多くのステップが含まれます。 それは知的運動であり、行動方針の意識的な決定です。

したがって、計画を立てる際に考慮する必要がある多くの要因について真剣に考える必要があります。 事実を収集して分析し、すべての中で最高のものを選択して採用します。

計画プロセスには、ビジネス目標の設定とそれらを達成するためのリソースの割り当てが含まれます。

計画は、さまざまなリソースを可能な限り最良の方法で利用するための今後の行動方針を決定します。

計画プロセスに含まれる手順は次のとおりです。

1.機会の認識2.目標の設定3.前提の開発4.代替コースの決定5.代替コースの評価6.最適な代替の選択

7.デリバティブ計画の策定8.予算による計画の番号付け9.計画の実施10.従業員の参加の確保11.計画の調整とフォローアップ。


計画プロセス:組織における計画の11の重要なステップ

計画プロセスに含まれるステップ-KoontzとO'Donnellによる

計画では、目標を達成するために必要なアクションとリソースを事前に決定します。 正式な計画は体系的なプロセスです。

KoontzとO'Donnellは、プロセスの次のステップをリストしています(図5.1を参照)。

ステップ#1.機会を認識する:

この段階で、マネージャーは計画を立てる基盤を作成します。 彼らは現在の状態を分析し、可能な将来の機会を予備的に見ています。 彼らは組織の長所と短所を調べます。 クレメンスとメイヤーは次のように述べています。「振り返れば見るほど、先を見通すことができます。」

管理者は、(a)ユニットの目標を達成するためにどのような脅威が発生しているか、および(b)環境の変化がこれらの目標のより大きな達成の機会をどのように提示するかを決定する必要があります。

ステップ# 2.目的の確立:

計画プロセスの2番目のステップは、組織全体の目標を設定し、次に各下位作業単位の目標を設定することです。 目標は、達成すべき結果を定義し、戦略、ポリシー、手順、規則、予算、およびプログラムのネットワークによって主に重点を置くべき場所と達成すべきことを示します。 組織目標は、下位部門の方向性を提供し、目標を制御します。

ステップ# 3.施設の開発:

前提とは、計画が実行される環境に関する前提を計画することです。 前提には、運用中の計画の予想される環境が含まれます。 重要な前提には、(a)予測、(b)基本方針、および(c)既存の会社計画が含まれます。 計画責任を負うマネージャーは、重要な計画施設を利用するための同意を確立し、配布し、取得する必要があります。 マネージャーはこれらの前提を使用して、将来のイベントを評価し、「アクションステートメント」と代替のアクションコースを開発します。

前提を開発するには、計画者は現実的な予測を行う必要があります。 予測のプロセスには、一般的に次が含まれます。(i)予想される将来のイベントの計算。 (ii)消費者の態度、技術、競争力、政府の政策などの変化を分析し、(iii)体系的な調査を通じて決定と計画の基礎を開発する。

将来のイベントは複雑であるため、前提は計画にとって重要な前提に限定する必要があります。 計画プロセス全体を通して、施設を監視および更新する必要があります。

ステップ# 4. 代替コースの決定:

次のステップは、目標を達成するための利用可能な代替方法を決定することです。 KoontzとO'Donnellは、「合理的な代替案が存在しない計画はめったにありません」と述べています。したがって、管理者は、代替のアクションコースを検索して調査する必要があります。 予備的な検討により、選択肢の数を最も有望で実り多いものに減らす必要があることに注意することが重要です。 代替案は、研究、実験、および経験を通じて発見できます。

ステップ# 5. 代替コースの評価:

利用可能な代替案を見つけ、その長所と短所の分析を行った後、計画者は前提と目標に照らして代替案を評価する必要があります。 代替には非常に多くの変数と制限があるため、評価は簡単なプロセスではありません。 いくつかの代替案を見ることができますが、いくつかは最も収益性が高く、高すぎると思われるかもしれません。 あるものは他のものよりも望ましくない、または効率が悪い場合があります。 会社の当面の目標により適したものもあります。

したがって、効果的なマネージャーは、実現可能性と結果の両方を考慮して、これらの選択肢を評価します。 統計的手法とコンピューターは、評価プロセスに大いに役立ちました。

ステップ# 6. 最適な代替案の選択:

これが、計画が採用されるポイント、つまり意思決定のポイントです。 最も適切な選択肢を選択するには、計画を選択する必要があります。 通常、管理者は、会社がその目標を達成するために最善の判断を下す代替案を選択します。 時々、マネージャーは、1つの最良のコースではなく、多くの実行可能、実行可能、または十分に現実的なコースに従うことを決定する場合があります。 最悪の決定は、「決定しないことを決定すること」です。

ステップ# 7. デリバティブプランの策定:

全体計画が採用された後、主要計画をサポートするために、企業の各セグメントに対して他の派生計画を開発する必要があります。

派生プランが必要になる場合があります。

(a)組織のさまざまな段階を調整する。

(b)計画を実施するための新しいポリシーと手順を開発する。 そして

(c)同じ目的を達成するための主要な計画に沿って作業する。

ステップ# 8. 予算による計画の 番号 付け:

予算がなければ、計画は実行できません。 彼らは紙の練習になります。 予算は計画に意味を与えます。 したがって、計画の一部として、予算が渡されて、現金および資本支出のための準備が行われます。 予算は、計画の進捗を測定できる基準を提供します。

予算とは、どこに行くかを尋ねるのではなく、どこに行くかをお金に伝えることです。 予算は、数値での期待の表現です。 予算は一般に金銭的ですが、労働時間などの他の用語で表現することもできます。 予算編成を計画プロセスから分離することは困難です。

ステップ# 9. 計画の実施:

計画が実行されると、計画は現実のものになります。 これには、アクションへの変換が含まれます。 実装とは、リソースがコミットされ、従業員が行動することを意味します。 組織化、人員配置、指揮、管理など、他の管理機能を使用する必要があります。 実装で協力を得るには、計画プロセスで部下を関連付ける必要があります。

計画を効果的に実施するには、管理者の調整とチームワークが必要です。 マネージャーは、計画を実現する責任を持つ人々に計画を「販売」する必要があります。 管理者は計画の進捗と結果に注意を払う必要があります。

ステップ# 10.計画の調整とフォローアップ:

環境と組織の変化は、最高の計画を覆すものです。 長期計画エイルは、外力による変化の影響を最も受けやすい。 優秀なマネージャーは変更を想定し、計画を立てます。 彼らは計画を監視し、維持しなければなりません。 計画の継続的な監視は、調整と修正をタイムリーかつ適切な方法で行えるようにするために必要です。

監視機能により、管理者は、予期しない不必要な逸脱を観察した場合に是正措置を取ることができます。 フォローアップまたはフィードバックのメカニズムは、計画が望ましい結果を達成したかどうかを判断する試みです。 計画を実際の結果と比較する必要があります。 フィードバックは、マネージャーが計画を更新し、それに応じて計画を調整するのに役立つ入力を提供します。


計画プロセスに含まれるステップ–組織ごとに異なる7つの重要なステップ

計画はプロセスであり、実行する多くのステップが含まれます。 それは知的運動であり、行動方針の意識的な決定です。 したがって、計画を立てる際に考慮する必要がある多くの要因について真剣に考える必要があります。 事実を収集して分析し、すべての中で最高のものを選択して採用します。

1つの組織および1つの計画に対して有効な計画プロセスは、他のすべての組織またはすべてのタイプの計画に対して有効ではない場合があります。計画プロセスに入るさまざまな要因は、組織ごとまたは計画ごとに異なるためです。 たとえば、大規模な組織の計画プロセスは、小規模な組織の計画プロセスとは異なる場合があります。

一般に計画に含まれる手順は次のとおりです。

ステップ#1.達成可能な検証可能な目標または目標のセットを確立します。

計画の最初のステップは、企業の目標を決定することです。 通常、多くの可能性のある目標が慎重に検討された後に、上位レベルまたはトップマネージャーがこれらを設定することがほとんどです。 マネージャーが選択できる目標には多くの種類があります。希望する販売量や成長率、新製品やサービスの開発、さらにはコミュニティでより活発になるなどの抽象的な目標です。 選択される目標の種類は、多くの要因(組織の基本的な使命、管理者が保持する価値、組織の実際の能力および潜在的な能力)に依存します。

ステップ# 2.計画施設の確立:

計画の2番目のステップは、計画の前提を確立することです。つまり、計画が密接に策定される基礎となる将来についての特定の仮定です。 計画条件は、経済状況、生産コストと価格、競争の可能性のある振る舞い、資本と材料の入手可能性、政府の管理などを提供するため、計画の成功に不可欠です。

ステップ# 3.計画期間の決定:

上位レベルのマネージャーが基本的な長期目標と計画の前提を選択したら、次のタスクは計画の期間を決定することです。 ビジネスは計画期間によって大きく異なります。 場合によっては、1年だけ計画が立てられますが、他の場合は数十年にわたって計画が立てられます。 ただし、それぞれの場合に、計画のために特定の時間範囲を選択する際には常に何らかのロジックがあります。

企業は通常、合理的に予測できる将来に基づいて期間を決定します。

期間の選択に影響するその他の要因は次のとおりです。

(a)新製品の開発および商品化のリードタイム。

(b)設備投資の回収に必要な時間または回収期間。 そして

(c)すでに行われたコミットメントの長さ。

ステップ# 4.代替行動方針を見つける:

4番目のステップは、代替アクションコースの検索と調査を計画することです。 たとえば、技術的なノウハウは、外国の技術者を雇うか、海外でスタッフをトレーニングすることで確保できます。 同様に、製品は、会社のセールスマンまたは独占的な代理店を通じて消費者に直接販売される場合があります。 合理的な代替案が存在しない計画はめったにありません。また、明らかでない代替案が最良であることが証明されることは非常に多くあります。

ステップ# 5.アクションコースの評価と選択:

代替コースを探したので、5番目のステップは、前提と目標に照らしてそれらを評価し、最良のコースを選択することです。 これは、定量的手法と運用研究の助けを借りて行われます。

ステップ# 6.デリバティブプランの開発:

計画が策定されたら、その幅広い目標を組織の日常業務に変換する必要があります。 中間および下位レベルのマネージャーは、サブユニットの適切な計画、プログラム、および予算を策定する必要があります。 これらは、デリバティブプランとして説明されています。 これらの派生プランを開発する際、下位レベルのマネージャーは、上位レベルのマネージャーと同様の手順を実行します。現実的な目標を選択し、サブユニットの特定の長所と短所を評価し、環境に影響を与える可能性のある部分を分析します。

ステップ# 7.進行状況の測定と制御:

明らかに、計画の進行を監視せずに計画を実行させるのは愚かです。 したがって、制御のプロセスはあらゆる計画の重要な部分です。 管理者は、(a)計画を機能させるために必要な是正措置を講じたり、(b)元の計画が現実的でない場合に変更したりできるように、計画の進捗を確認する必要があります。


計画プロセスに含まれるステップ– 8ステップ(問題の特定からフォローアップアクションまで)

計画プロセスには、ビジネス目標の設定とそれらを達成するためのリソースの割り当てが含まれます。 計画は、さまざまなリソースを可能な限り最良の方法で利用するための今後の行動方針を決定します。 これは、情報の入力、出力、およびフィードバックループに基づく情報処理システムと意思決定システムの組み合わせです。

計画プロセスの手順

計画には、問題の特定からフォローアップ活動に至るまでの多くの手順が含まれます。

計画プロセスでは、次の手順が実行されます。

1.アクションの必要性の認識:

計画プロセスの最初のステップは、ビジネスチャンスを認識し、行動を起こす必要性です。 現在および将来の機会を見つけて、彼らのために計画を立てる必要があります。 経済状況の動向も視覚化する必要があります。 たとえば、政府が農村地域を工業の中心地として開発することを考えている場合、先見の明のあるビジネスマンは、その環境に適したユニットを設置することを考え、この目的のために提供される施設を利用します。

新しい分野に進出する前に、そのようなプロジェクトの長所と短所を評価する必要があります。 新たな機会の詳細な分析を経て初めて始めなければなりません。

2.必要な情報の収集:

実際の計画が開始される前に、関連する事実と図が収集されます。 事業の運営に関するすべての情報を詳細に収集する必要があります。 取り扱われる顧客のタイプ、商品が提供される状況、顧客に対する製品の価値などを詳細に調査する必要があります。 収集された事実と数値は、現実的な計画を立てるのに役立ちます。

3.目標の設定:

目標とは、経営陣が達成しようとする目標です。 目的は最終製品であり、これらの目標を達成するためにすべてのエネルギーが流用されます。 目標は、会社全体を結び付けるスレッドです。 計画は、目標の決定から始まります。 計画と目標の関係は、従業員が自分の義務を理解するのに役立ちます。 目標は従業員の指針です。 目標を適切に策定し、組織のすべてのメンバーに伝達することが不可欠です。

4.計画施設の決定:

計画は常に不確実な未来のためのものです。 来期には何も確実ではないかもしれないが、それでも計画を策定するために特定の仮定をしなければならないだろう。 すべてが正しいとは限らない場合でも、予測は計画に不可欠です。 予測とは、将来のイベントの想定を意味します。 特定の変数の動作は、計画施設を構成するために予測されます。

通常、予測は次の場合に行われます。

(a)製品に対する需要の期待。

(b)予想される生産量。

(c)製品の市場でのコストと予想される価格の予測。

(d)労働力、原材料などの供給

(e)政府の経済政策。

(f)消費者の好みの変化するパターン。

(g)生産プロセスに対する技術的変化の影響。

(h)資金の供給源。

計画が行われるのは、予測に基づいています。 計画の成否は、上記のさまざまな要因の予測に依存します。 予測が正確であれば、計画も信頼できます。 さまざまな要因の影響を慎重に検討する必要があります。

5.代替措置の検討:

計画の次のステップは、最善の行動方針を選択することです。 物事を行うには多くの方法があります。 計画者はすべての選択肢を検討してから、最終的な選択を行う必要があります。 最良の結果が得られるのは、作業の最適な方法が選択された場合のみです。 KoontzとO'Donnellによれば、「合理的な代替案が存在しない計画はめったにありません。」最終的な選択の前に、方法のすべての長所と短所を比較検討する必要があります。

6.アクションパターンの評価:

一連のアクションを選択した後、次のステップはそれらの一連のアクションの評価を行うことです。 評価には、さまざまなアクションのパフォーマンスの調査が含まれます。 さまざまな要因が相互に比較検討されます。 一連の行動が適切かもしれませんが、それは莫大な投資を伴うかもしれず、他は少ない金額を伴うかもしれませんが、それはあまり有益ではないかもしれません。 適切な計画を立てるには、さまざまな行動パターンの評価が不可欠です。

7.二次計画の決定:

メインプランが作成されたら、いくつかのサポートプランが必要です。 実際、二次計画は主計画の実施を目的としています。 たとえば、生産計画が決定したら、原材料の調達、プラントおよび機器の購入、人員の募集に関する多数の計画が必要になります。 すべての二次計画は、メイン計画の一部になります。

8.計画の実施:

計画プロセスの最後のステップは、実装部分です。 ビジネス目標を達成できるように、計画を実行する必要があります。 実装には、ポリシー、手順、標準、および予算の確立が必要です。 これらのツールは、計画のより良い実装を可能にします。


計画プロセスに含まれるステップ-管理の計画プロセスの8つのステップ

計画プロセスは、将来の目標を達成できるようにリソースを割り当てるための現在の決定に関係しています。 計画は、情報処理システムと意思決定システムの組み合わせです。 情報の入力、出力、フィードバックがあります。 ここで、計画活動に一般的に含まれる手順を簡単に見てみましょう。

計画プロセスの主な手順は次のとおりです。

ステップ#1.機会または問題の結晶化:

第一段階での結晶化とは、外部環境と機会、脅威を分析することです。 これにはさらに、解決策が提供される問題の特定と、利用できる機会を特定することが含まれます。 計画を視覚化する改善が必要な領域を明確に確認する必要があります。

次の質問への回答は、計画に役立ちます(i)なぜ計画を準備する必要があるのですか? (ii)完全に新しい計画が必要ですか、それとも既存の計画を修正するのに十分ですか? (iii)そのような計画が準備され、運用された場合、組織は恩恵を受けますか? (iv)「はい」の場合、どのように? これらの回答は、実用的で現実的な計画の策定を促進します。

明確な目標の決定は、計画の最初のステップです。 むしろ計画はそれから始まります。 計画されたアクションはすべて目標に向けられるため、目標は常に計画の中心にあります。 このプロセスは、個人が目標を達成するための動機として使用することもできます。これは、個人が目標を達成するために実行するタスクと一緒に目標を確立するのに役立っているためです。

全体的な目標は一般に達成される目標を定義しますが、派生的な目標は詳細に焦点を当てます。 いつ行動するのか? このアクションを実行するのは誰ですか? これらの派生的な目的は、いつどのようにして達成されるのでしょうか?

ステップ 2.必要な情報の保護と分析:

計画は、何をすべきか、どのようにすべきか、誰がやらなければならないかなどの青写真です。計画は、部門ごと、最終的には組織ごとに、所定の目標を達成するための行動方針を提供します。 将来の行動の予測には、予測の助けを借りてさらに即興して処理する必要がある何らかのベースが必要です。 このようなベースと予想は、過去、現在、未来に関する情報です。

当然、目標を設定した後、さまざまなソースから必要な情報を保護する必要があります。 そのようなソースは特定され、必要な情報がそれらから収集され、特定されます。 過去の目標、採用されている行動方針、その効果、および現在の行動方針の有効性を評価できる目標の達成確率に関する過去の情報。 未来の形は、近い未来と遠い未来の論理的な予想に他なりません。

このような情報は、内部環境と外部環境に関するものです。 外部環境には政府が含まれます。 政策、社会的価値、政治的条件、国際情勢、および将来組織に影響を及ぼす可能性のあるその他の外部性。 そのような情報の分析は、組織の利益のみを目的として行われる必要があり、それによって「プラス」と「マイナス」または「強い」と「弱い」ポイントが評価および識別されます。 このような分析は、すべての重要な分野で組織の強さを特定するのにさらに役立ちます。

建設的なアプローチは、特に競争に関連して、欠陥を特定し、弱点を特定することができます。 このように特定された長所と短所は、資産と負債です。 それらは、バランスシートの形でバランスをとる必要があります。 これは、「私たちが市場のどこにいるのか」を知るのに役立ちます。

ステップ 3.計画の前提と制約の確立:

このステップでは、2番目のステップで言及した内部および外部要因の動作に関する仮定を行います。 計画の基礎となる仮定を特定することが不可欠です。 そのように収集されたデータの分析は、ベースとして特定の仮定の形成をもたらします。 仮定は、将来の予想される環境を示し、計画施設として知られています。 この場合も、予測は重要です。

将来の販売、コスト、価格、製品、技術開発などについて現実的な仮定を立てるのに役立ちます。 将来の予測とともに仮定は、計画の基礎を提供します。 将来の環境は非常に複雑で不確実なので、 すべての環境要因について詳細に推測することは現実的ではありません。 計画プロセスにとって重要または戦略的な要因に限定することをお勧めします。

人口増加などの施設の一部は組織によって制御できませんが、会社が採用する広告ポリシーなどの施設は制御可能です。 政府による規制などの制約も存在します。 計画は、変更と計画への影響を検出するために監視する必要があるそのような前提と制約の背景になります。

ステップ 4.代替行動方針または計画の確認:

ワークグループが目標を達成する能力に影響を与える可能性のある特定の制限が存在する可能性が常にあります。 インテリジェントマネージャーは、計画の円滑な運用を制限する可能性のある条件または制限を予測して計画を立てる必要があります。 優れたプランナーは、考えられるすべての制限の組み合わせを考慮し、それらに備えなければなりません。

代替行動方針の決定は、計画プロセスの重要なステップです。 上記の分析に照らして、可能な代替行動方針を確認し、検討する必要があります。 代替案が存在しない計画はほとんどありません。 一般的に、すべての状況で、複数の可能なアクションコースがあります。 創意工夫と想像力、そして経験は、特定の状況で利用可能な多くの代替的な行動方針を確認するために必要です。

マネージャーは、最終的な選択のために少数の選択肢があるように、最も実行可能な選択肢を選別しようとする必要があります。 これは、そのように開発された代替案の徹底的な分析に役立ちます。

ステップ 5.最適な計画の評価と選択:

計画プロセスの5番目の最も重要なステップは、最適な計画の評価と選択です。 いくつかの実行可能な選択肢を選択した後、計画の前提と目的に関連する多数のパラメーターを使用して評価する必要があります。 これらの代替行動方針は、判断のみ、または定量的手法とスタッフの支援のいずれかによって評価されます。

これは、会社の利益につながるすべての要因を考慮して、最適または最良となる計画または行動方針を評価および選択するのに役立ちます。 さまざまな選択肢の評価は、どれが望ましい目標を達成するのに最も成功する可能性が高いかを知るのに役立ちます。

代替の行動方針を評価する目的は、組織の目標を達成する最適な行動方針を選択することです。 意思決定の手法は、特定の行動方針を選択するために適用されます。 いくつかの要因を考慮する必要があります。

プランを選択している間は次のとおりです。

私。 計画は客観的なものでなければならず、

ii。 柔軟または調整可能である必要があり、

iii。 具体的かつ明確でなければなりません。

iv。 運用担当者が簡単に受け入れられるべきであり、

v。計画の実装に必要なリソースを利用可能にする必要があります。

したがって、経営者は、2つ以上の代替案を選択し、それらを組み合わせて最も実現可能な計画を立てることを決定する場合があります。

ステップ 6.デリバティブプランの決定:

基本的な組織計画は、派生計画またはサブ計画によってサポートされていない限り、効果的に実行できません。 上記で選択した基本計画から、基本計画をサポートするために他の計画を作成する必要があります。 それらは派生プランとして説明されています。

これらの計画は、全体的な計画の枠組みの中で開発されます。 たとえば、基本的なマーケティングプランは、広告プラン、採用担当者プラン、トレーニングプランなど、他の派生プランになる場合があります。

ビジネスで使用される重要な派生プランには、ポリシー、手順プログラム、プロジェクト、方法、予算、ルールなどが含まれます。これらは組織全体の目標を達成するのに役立ちます。

ステップ 7.導入のタイミングの修正:

計画の導入のタイミングは固定されています。 タイミングとそれを誰が行うかという問題は、それから宣言されなければなりません。 適切なタイムスケジュールを準備する必要があり、計画の伝達のために詳細な指示が書かれています。

ステップ 8.計画の有効性に関する将来の評価の調整:

計画の最終的な目的は、特定の目的、結果、または目標を達成することです。 これらの目標が達成されているかどうかを確認することにより、目標を達成したという事実を評価する必要があります。 そうでない場合、どこにスリップするかを調べることが不可欠です。 そのような評価は、計画された目標を確実に達成するために適切な管理が行われるように、できるだけ早い機会に行わなければなりません。 このプロセスは、意思決定と呼ばれることもありますが、計画プロセスと意思決定は非常に密接に関連しています。

このように、計画は行動管理と再計画の計画を含む継続的かつ継続的なプロセスであり、計画は新しい状況に照らして変更される可能性があります。 したがって、計画にはレビュー、評価、リサイクルが必要です。 柔軟な計画は、環境の変化に適応できます。 企業は、独自の環境を備えたオープンで適応性のあるシステムです。

社会経済システムの場合、変化(適応または革新)の唯一の手段は、上記の事業計画および意思決定プロセスです。 計画は指示を与えるだけでなく、制御の強力な手段にもなります。 コマンドチェーン全体のマネージャーは、プランナー兼コントローラーです。


計画プロセスに含まれるステップ-目標の設定、前提の開発、代替行動コースの特定、代替コースの評価、その他

(i)目標の設定:

計画プロセスでは、まずすべての目的が決定および定義されるため、関係するすべての従業員に完全な協力を得るためにそのことを知らせることができます。

(ii)開発施設:

計画の基礎は、さまざまな代替案の結果に影響を与える要因/仮定です。 代替案について最終決定を下す前に、これらの仮定の予測が行われます。 計画の成功率は、予測の成功率に正比例します。

計画の前提/前提には次の2つのタイプがあります。

(a)内部施設–資本、労働、原料、機械など

(b)外部前提–金利、税率など。

(iii)代替行動方針の特定:

一般的に、それを行う代替方法がない仕事はありません。 組織の目的と計画の制限に基づいて、特定の作業を行う別のコースを見つけることができます。

(iv)代替コースの評価:

この段階では、特定の代替コースが組織の目標の達成にどの程度役立つかがわかります。 ただし、これらの代替コースを分析する際に直面する問題が1つあります。 すべての代替コースにはメリットとデメリットがあります。 このような状況では、計画者は異なる代替コースを組み合わせて、新しい代替コースを進化させる必要があります。

(v)代替の選択:

さまざまな選択肢を慎重に分析した後、最適なものが選択されます。 分析によって、同様のメリットを持つ複数の代替コースが得られる場合があります。 将来の不確実性を考慮して、複数の適切な代替コースを選択することは正当化されます。 そのような代替案の1つが採用され、もう1つは予備に保持されます。 将来の予測が間違っていることが判明し、最初の代替コースが失敗した場合、予約されたコースをすぐに運用し、失敗を回避することができます。

(vi)計画の実施:

チーフプランとサブプランを決定した後、それらを実施します。 計画を実施した後、さまざまな活動の順序を決定する必要があります。 言い換えれば、誰がいつ特定の仕事をするかが決定されます。

(vii)フォローアップアクション:

計画のプロセスは、計画の実装で終わりません。 不確実な将来のための計画が策定されています。 不確実な将来の成功を確実にするために、計画を絶えずレビューすることが非常に重要です。 計画の基礎となる仮定に変化があるように見えます。 計画にも対応する変更が必要です。 このように、計画は継続的に移動するプロセスであると言えます。


計画プロセスに含まれるステップ-実行のための包括的な計画を立てるために、あらゆるタイプの企業が従うべきいくつかの重要なステップ

すべての企業が従う既成の計画はありません。 特定の企業の個々のニーズを満たすために開発する必要があります。 ただし、実行のための包括的な計画を立てるために、すべてのタイプの企業が従うべき重要な手順がいくつかあります。

これらは次のとおりです。

1.目標の決定:

Planning is not possible without definite objective. Therefore determination of objectives of business starts the planning process. If there is clarify about the objectives, we can plan for the future. After determining the organization's objectives, we fix up the departmental objectives and then the objectives of sections of the department.

2. Constructing Planning Premises:

Planning means thinking in advance. It depends upon accurate business forecasting. Demand for commodity can be forecast. Prices and wage rates can also be forecast. Forecasting generates planning premises which are three types – (i) Beyond control (Population explosion and price level) (ii) Partially controllable (efficiency of work force) (iii) Fully controllable (development plan for future) qualitative and quantitative methods are used to make these forecasts.

3. Collection, Classification and Processing of Information:

Only relevant information facilities the planning. Information must be classified, analyzed and processed.

4. Deciding Alternative Course of Action:

To fulfil an objective, there can be more than one course of action. For example if we want to increase the profit, we must increase the sales by keeping the prices constant or we must reduce the cost of production by avoiding all sorts of wastes. All these possibilities must be explored during the planning process.

5. Evaluation of Alternatives:

Each alternative weighed against the other alternatives. Cost benefit analysis of each alternative must be made. Operational research can be used to evaluate the alternative sources of action.

6. Selection of Plan:

Evaluation makes comparison of different plans possible in terms of results. The best plan is then selected. Selection of a plan is a skilled job.

7. Subsidiary Plans to Aid Master Plan:

After deciding the main plan, subsidiary plans are prepared to implement the main plan successfully. For example, if an aviation company decides to buy aeroplanes, then it also prepares subsidiary plans like manpower supply, training, purchasing of ancillary etc. Hence to implement master plan, each departmental head prepares a plan of his department.

8. Controlling the Plan:

Plans and subsidiary plans are first used on trial basis to the possibility of their success. The difficulties, in process, it any, can be removed. Then the plan and its subsidiaries are implemented. The short comings can be rectified as early as possible.


Steps Involved in Planning Process – 8+ Major Steps

The various steps involved in the planning process are as follows:

(1) Awareness of Opportunities and Problems:

The first step in planning is the awareness of the unemployed business opportunity or the problem to be provided for in future.

The following type of questions will help in ascertaining clearly the opportunities and problems:

(a) What business opportunities or problems are likely to arise in future?

(b) What is the plan to be performed to exploit such opportunities or such problems?

(c) Whether it is necessary to devise a new plan or will it be sufficient to modify the existing plan?

(d) By effectivating the plan, what benefit will the organisation get?

(2) Collecting and Analysing Information:

The next step is to gather adequate information and data relating to the planning to be done and to analyse it to find out the cause-effect relationship between the various factors.

(3) Determination of Objectives:

Analysis and interpretation of data facilitate in determining the enterprise objectives. Objectives must be specific and clear and should indicate the end result of planning activity. The objectives should be for the enterprise as a whole and then they must be broken down into departmental and sectional objectives.

(4) Determining Planning Premises and Constraints:

Premises are planning assumptions on the basis of which planning takes place. Thus, it is a forecast of conditions like trends in population, political and economic environment, production costs, advertising policy, availability of labour, material, power, etc.

Some of the premise like population growth and political environment are uncontrollable while some degree of control can be exercised on the technology to be used, availability of raw materials, etc. Further, there will be constraints like Government Control which affect the plans. Plan should be formulated by the management in the backdrop of such premises and constraints.

(5) Finding Out the Alternative Courses of Action:

The next step is to find out the various alternative courses of action. For every plan there are a number of alternatives and hence, all possible alternatives to work out a plan for achieving the desired objectives should be found out for their evaluation.

(6) Evaluation of Alternatives and Selection:

The next step is to evaluate all possible alternatives with reference to cost, speed, quality etc., and select the best course of action.

(7) Determining Secondary Plans:

After selecting the best course of action, the management has to formulate the secondary plans to support the basic plan. Without the secondary plans, the basic plan which is prepared for the whole enterprises cannot be effectively operated.

For Example—for effective operation of the basic production plan, a number of secondary plans for purchasing basic production plan, a number of secondary plans for purchasing of raw materials acquisition of plan and machinery, training of workers arranging for adequate finance, etc., have to be prepared for the successful operation of the basic plan.

(8) Securing Participation of Employees:

The successful execution of plan, depends to a large extent on the whole-hearted co-operation of the employees. In view of this, the management should involve employees in planning through communication, consolation and participation.

(9) Providing for Follow-Up and Future Evaluation:

In order to see that the plans are proceeding along right lines, it is necessary for the management to devise a system for continuous evaluation and appraisal of the plan. By this, the management can notice short comings in time and can also take immediate suitable corrective actions.


Steps Involved in Planning Process – Planning Process which may be Treated as Commonly Acceptable

The planning process is different from one plan to another and one organisation to another.

Given below is a planning process which may be treated as commonly acceptable:

1. Analysis of External Environment:

It is necessary to consider the external environment of an organisation. The term external environment includes socio-economic conditions and political conditions prevailing in a country. Socio-economic condition refers to classification of society on the basis of income, age, class, living conditions, aspirations, expectations and the like. These factors are not controllable ones. But, every organisation has to prepare the plan according to the changing trends in the external environment.

2. Analysis of Internal Environment:

It can be otherwise called as Resource audit. Resource audit means an analysis of the strength and weaknesses of an organisation. Due consideration is made on the availability of resources, profitability, plant capacity, available manpower, communication effectiveness and the like.

3. Determination of Objectives:

The objectives of an organisation are pre- planned. Objectives specify the results expected. Once the organisation's objectives are determined, the section-wise or department-wise objectives are planned at the lower level. Defining the objectives of every department is a very essential one; then only clear-cut direction is available to the departments. Control process is very easy if the objectives are clearly defined.

4. Determining Planning Premises and Constraints:

Planning is forward looking. Therefore, planning is based on forecasting. Forecasting means the assumption of and the anticipation of certain events. It implies a calculation of how certain factors will behave in future. The planning must consider the likely behaviour of these factors. In this sense, these constitute the planning premises.

Generally, forecasting is made in the following ways:

私。 What will be the market force? Market force refers to demand, supply, buying capacity and the like.

ii。 The expectation of volume of sales.

iii。 What kind of products are to be sold and in what price?

iv。 What would be their manufacturing costs?

v. What would be the tax policy and economic policy of the Government?

vi。 The expectation of technology change in production.

vii。 How is the finance raised for expansion and/or modernisation of the business?

5. Examination of Alternative Courses of Action:

An action may be performed in many ways but a particular way is most suitable to the organisation. Hence, the management should find alternative ways and examine them in the light of planning premises.

According to Koontz and O'Donnell, “There is seldom a plan made for which reasonable alternatives do not exist. Moreover, before weighing alternatives and reaching a decision, one is wise to search for alternatives that may not be immediately apparent. Quite often an alternative does not immediately prove to be the most profitable way of undertaking a plan.”

6. Weighing Alternative Course of Action:

All the alternatives are not suitable to an organisation. Each alternative has its own strong and weak points. So, there is a need for weighing all the alternatives to determine the best alternative.

7. Selection of the Best Alternative Course of Action:

The selection of the best alternative is based on the weighing of various alternatives. A course of action is determined according to the circumstances prevailing. No partiality is shown while selecting the best alternative.

8. Establishing the Sequence of Activities:

The determined course of action is adopted for each section or department, product, for a quarter, month, week, etc. Finally, the manager should draft a final plan in definite terms.

9. Formulation of Action Programmes:

The term action programme includes fixing time limit for performance, allocation of work to individuals and work schedule. These are necessary to achieve the objectives within the specified period.

10. Determining Secondary Plans:

Secondary plans flow from the primary or basic plan. The preparation of a secondary plan is necessary to expedite the achievement of the basic plan. For example, once a basic plan of sales is decided upon, a number of secondary plans could be prepared. Here, the secondary plan includes production schedule, purchase of plant and machinery, purchase of raw materials, consumable stores, selection, training and placement of personnel and the like.

11. Securing Participation of Employees:

The successful execution of any plan depends upon the extent of participation of employees. So, the management should involve employees in planning through communication, consultation and participation.

12. Follow-Up and Evaluation:

There should be a system of follow-up. The management should watch how the planning is being done. The shortcomings of planning can be identified through a follow-up action and rectified then and there. The continuous evaluation of planning is also necessary. It means that the actual performance is compared with the planning and then corrective action is taken if there is any deviation.


 

コメントを残します