コミュニケーションの障壁の種類

コミュニケーションの障壁の種類について必要なものすべて。 コミュニケーションの障壁は、コミュニケーションの有効性を妨げる要因です。

その結果、送信者と受信者によるメッセージの理解が一致しなくなります。 これらの障壁は、通信プロセスの任意の段階(送信、エンコード、送信、デコード、または受信)で発生する可能性があります。

コミュニケーションの障壁は、以下にグループ化できます。-1.外部の障壁2.組織の障壁3.個人の障壁。

-技術的障壁2.言語的障壁3.心理的障壁3.意味的または心理的障壁5.上司の障壁6.部下の障壁7.機械的障壁8.物理的障壁9.個人間の障壁10.異文化の障壁。

コミュニケーションの技術的障壁の一部は次のとおりです。-タイミング2.情報の過負荷3.情報のギャップ4.文化の違い5.計画の誤り6.焦点7.距離8.赤テープ。

コミュニケーションに対する言語の障壁は次のとおりです。-1.セマンティクス2.貧弱なメッセージ3.言語的および非言語的コミュニケーションの不一致4.個々の言語能力。

コミュニケーションに対する心理的障壁の一部は次のとおりです。-1.フィルタリング2.仮定3.信頼と開放性4.恐怖5.感情6.知覚7.ノイズ8.リスニング不足9.保持不良10.変化への抵抗11.心の近さ12.態度の障壁。

コミュニケーションに対するセマンティックの障壁には、次のものが含まれます。-1.ひどく表現されたメッセージ2.不完全な翻訳3.専門家の言語4.異なる意味を持つ単語/記号5.明確でない仮定6.専門用語7.ボディランゲージとジェスチャーデコード。

コミュニケーションに対する感情的または心理的な障壁はほとんどありません。-1.早期評価2.不注意3.書かれた言葉への過度の依存4.伝達者への不信感5.コミュニケーションの失敗。

コミュニケーションに対する組織上の障壁は次のとおりです。-組織ポリシー2.組織の規則と規制3.ステータスの関係4.組織構造の複雑さ5.組織施設。

コミュニケーションに対する個人的な障壁は次のとおりです。-上司の態度2.当局への挑戦の恐怖3.適切なチャネルへのこだわり4.部下への自信の欠如5.コミュニケーションの無視6.認識の欠如7.コミュニケーションを望まない8.欠如適切なインセンティブ。

コミュニケーションのその他の障壁は次のとおりです。-不十分なポリシー、規則、手順2.状況パターン3.注意の欠如4.迅速な結論5.伝達者に対する自信の欠如6.不適切な心の状態7.時間の欠如8.技術言語。


組織内のコミュニケーションの障壁

コミュニケーションの障壁の種類-技術的、言語的、心理的障壁

コミュニケーションの障壁は、コミュニケーションの有効性を妨げる要因です。 その結果、送信者と受信者によるメッセージの理解が一致しなくなります。 これらの障壁は、通信プロセスの任意の段階(送信、エンコード、送信、デコード、または受信)で発生する可能性があります。

送信者は聴衆に聞こえない場合があり、メッセージを信号に適切に変換できない場合があり、チャネルの選択に誤りがある可能性があります(口頭で送信される長いメッセージは受信者によって忘れられる可能性が高い)、受信者のコードまたはシンボルの理解は送信者または受信者とは異なるため、メッセージを聞く気分にならない場合があります。 早急に是正措置を講じられるように、コミュニケーションの障壁が発生するポイントを特定する必要があります。

コミュニケーションの障壁の種類は次のとおりです。

1.技術的障壁:

技術的障壁とは、メッセージが送信される物理的、社会的、および情報的環境を指します。

重要な技術的障壁のいくつかは次のとおりです。

私。 タイミング:

情報のタイムリーな送信は、送信者が受信者に指示に従うことを望む場合に重要です。 交代制で作業が行われる工場では、1つのシフトを離れる労働者は、次のシフトに参加する労働者と通信する必要があります。 午後のシフトの労働者が去った後、夜間のシフトの労働者が勤務を報告した場合、重要なメッセージが伝達されない可能性があり、生産性に影響します。

ii。 情報過多:

情報の過剰な送信を指します。 受信者が処理できる情報よりもはるかに多くの情報が彼に送信されます。 受信者は、自分の精神能力を超えた情報の過負荷を理解し、分析し、行動することはできません。

さまざまな問題が発生します。

(a)受信者は、重要な情報である可能性のある情報の一部に基づいて行動することはできません。

(b)過剰な情報の処理でエラーが発生する場合があります。

(c)正確になりたい場合、情報の処理を遅らせる可能性があります。

iii。 情報ギャップ:

完全な情報は、あるレベルから別のレベルに送信されません。 情報の一部はいくつかのレベルで保持され、ギャップは意図しない情報によって埋められます。 伝達されるメッセージは、受信したメッセージとは異なります。 情報のギャップは、情報の過負荷と同じくらい悪いです。

iv。 文化の違い:

文化の違いは、管理者が異なる文化の人々と仕事をするときに発生します。 文化は、海外ビジネスに関わる組織にとって特に重要な国家的障壁を表しています。 文化とは、さまざまな国(インド、アメリカ、日本など)または地域(インドのさまざまな地域)の人々の価値観、信念、規範、態度、認識を指します。

マネージャーが異なる国の従業員を扱うとき(多国籍の協力で)、彼らは文化的価値や信念を考慮すべきです。 そうでなければ、彼らは本当にしたいことを伝えることができないかもしれません。 たとえば、インドでは白は喪の色ですが、西欧諸国では黒です。 情報の送信者がさまざまな国や地域の人々に対処する場合は、記号、単語、色、ジェスチャー、言語を慎重に選択する必要があります。

v。 計画の誤り:

コミュニケーションを計画する必要があります。 メッセージを送信する前に、単語の選択、文と段落への編成、チャネルの選択、プレゼンテーションのモードとタイミングを計画する必要があります。 プレゼンテーションは理解を助けるために重要です。 グラフ、表、チャートを使用せずに、生産、販売、および利益の数値を口頭で提示することはコミュニケーションが不十分です。

vi。 フォーカス:

製品よりもプレゼンテーションに重点を置く場合があります。 通常、広告キャンペーンでは、視聴者は製品を見失いますが、広告の視覚効果、音響効果、光効果を覚えています。 広告の実際の目的は無効になります。 メッセンジャーではなく、メッセージに注目する必要があります。

vii。 距離:

送信者と受信者の間の長距離は、効果的な通信を妨げる可能性があります。 送信者と受信者が地理的な距離で隔てられている場合、電気通信が最もよく使用されます。 電話接続の障害は、通信ミスや不完全な通信を引き起こす可能性があります。

viii。 物理的な障壁:

これらの障壁は、環境の性質により発生します。 これは、スタッフが異なる建物または異なる場所にいる場合に存在する自然の障壁です。

同様に、貧弱な機器や時代遅れの機器、特に管理者が新しいテクノロジーを導入できない場合にも問題が発生する可能性があります。 スタッフ不足は、組織のコミュニケーションの問題を頻繁に引き起こす別の要因です。

背景ノイズ、照明不足、暑すぎるまたは寒すぎる環境などの注意散漫は、集中力に影響を及ぼし、効果的なコミュニケーションを妨げる可能性があります。

ix。 システム設計の欠陥:

組織内の構造またはシステムの問題を指します。 組織構造が不明確なため、通信相手を知るのが混乱します。 スタッフは、非効率的または不適切な情報システム、監督やトレーニングの欠如、役割と責任の明確性の欠如がある場合、彼らに何が期待されているかを知りません。

バツ。 赤いテープ:

メッセージが受信者に届く前に多くの人を通過すると、プロセスが長くなり、メッセージも変更される可能性があります。 メッセージの遅延送信の結果として、アクションが遅延する可能性があります。

2.言語の障壁

言語の障壁は、送信者と受信者によって異なる方法で解釈される単語、専門用語、言語の使用に関連しています。 同じ文でも、人によって意味が異なる場合があります。 これは、効果的なコミュニケーションのプロセスに影響します。

共通言語の障壁の一部は次のとおりです。

私。 セマンティクス:

セマンティクスは、単語とその意味の研究です。 意味の伝達のために生じる問題は、意味上の問題です。 異なる言葉は、異なる人々にとって異なることを意味します。 英語の約500語には、それぞれ約25の定義があります。 したがって、それらの解釈が異なるのは当然です。

単語が送信者と受信者にとって同じ意味である場合、通信は完全で効果的です。そうでなければ、通信の故障が発生する可能性があります。 たとえば、「利益」という言葉には異なる解釈があります。 税引前利益、固定利益、税引後利益または利益率を意味します。 したがって、コミュニケーションを効果的にするには、単語の選択とその解釈が重要です。

ii。 悪いメッセージ:

明確なアイデアであるが、誤って選択された単語や文は、悪いアイデアと同じくらい悪い。 間違った単語や文章は、メッセージの誤解を招く可能性があります。 説明が不十分または誤解されたメッセージは混乱を招く可能性があります。 言葉、文章、段落は、正しい意味を伝えるためにうまくつながっている必要があります。

iii。 言語的コミュニケーションと非言語的コミュニケーションの不一致:

言葉によるコミュニケーションはコミュニケーションの強力な媒体ですが、非言葉によるコミュニケーションや身振りによるコミュニケーションも、適切なメッセージを伝えるのに等しく効果的です。 私たちの言語が明確であるだけでなく、私たちの顔の表情、身振り、体の動き、外見なども言語に対応していなければなりません。 アイコンタクトのない部下に「おはよう」と言うマネージャーは、彼らの間ではあまり人気がありません。

iv。 個人の言語能力:

コミュニケーションで難しい言葉や不適切な言葉を使用すると、人々がメッセージを理解できなくなる可能性があります。 情報の送信者は、受信者が理解できない困難な単語をメッセージに使用する場合があります。 これにより、メッセージが誤って解釈されます。 「好戦的ではなく敵対的」または「無害ではなく無害」と言うと、コミュニケーションが向上します。 送信者は、受信者が理解できる簡単な単語と言語を使用する必要があります。

3.心理的障壁:

心理的障壁はコミュニケーションの崩壊の主な原因です。 心理的要因は、人々の心の状態を表します。 私たちは皆、幸せなときに情報を受け入れます。 ただし、個人的な問題がある場合、これはコミュニケーションに影響します。

一般的な心理的障壁のいくつかは次のとおりです。

私。 フィルタリング:

フィルタリングとは、適切な情報のみが受信者に送信されるように情報を操作することです。 ビジネス組織では、メッセージがコマンドのチェーンに沿って垂直に送信されると、通常、情報の一部が途中で失われます。 上向きのコミュニケーションでは、部下は報酬が続く可能性が高い情報を渡す傾向があります。 それらの失敗と未達成に関する情報は上方に送信されません。 組織階層に多数のレベルがある場合、フィルタリングは一般的な障壁です。

ii。 仮定:

仮定に基づいたコミュニケーションは悪いコミュニケーションです。 労働者が残業した場合、マネージャーが金銭的な報酬を支払うと仮定する場合、この点に関して経営者から明確な指示がない限り、彼らは間違っています。 公式情報の送信中に推定されるものは何も記載すべきではありません。

iii。 信頼度と開放性:

メッセージの価値は、送信者の価値に依存します。 部下によって知識、信頼、誠実、他者の福祉に関心があり、決定を下す際に公平で、心を開いていると見なされているマネージャーは、彼らによって高く評価されます。 従業員は心から彼の指示を実行します。 ただし、送信者について信頼していない、または偏った意見を持っている場合は、メッセージを無視するか誤解します。

iv。 恐れ:

脅威、恐怖、罰、罰の環境でのコミュニケーションは、効果的なコミュニケーションの障壁です。 受信者が送信者の指示を実行する積極的な動機があるはずです。

v。 感情:

感情—愛、脅威、思いやり、怒り、je、恥ずかしさなどの感情は、送信者と受信者のメッセージのエンコードとデコードに大きく影響します。 感情は重要であり、コミュニケーターはコミュニケーションの崩壊を避けるために感情を理解する必要があります。 たとえば、送信者が満足している場合、メッセージのエンコードは、落ち込んでいるときとは異なります。

受信者の感情も彼のメッセージの理解に影響します。 怒った気分でのメッセージは、幸せな気分でのメッセージとは異なって解釈されます。 落ち着いた感情は、効果的なコミュニケーションに役立ちます。 上司が自宅で妻と論争を起こした場合、部下が正しい場合でも部下の気性を失う可能性があります。 これにより、コミュニケーションが低下します。

vi。 知覚:

知覚とは、伝えられる主題に対する個人の感情、知識、理解です。 文化的、教育的、感情的背景が異なる人々は、メッセージを異なって理解します。 人々は聞きたい、見たいものを聞いたり見たりする傾向があるため、メッセージを独自の方法で知覚します。 送信者の認識が受信者の認識と異なる場合、メッセージは誤解を招き、通信プロセスは無効になります。 知覚の歪みでは、メッセージの意味は言葉よりも受信者の知覚にあります。

vii。 ノイズ:

ノイズは、情報の自由な流れを妨げる妨害要素です。 それは「信号に発生する干渉であり、適切に音が聞こえないようにする」ことです。通信は一般にノイズフリーではありません。 ノイズフィルターは、送信中に情報をフィルタリングまたは除去します。 物理的ノイズ(電話回線の妨害、機械の音、近くの地域のスピーカー)および心理的ノイズ(精神障害または不安)は、口頭でのコミュニケーションを無効にします。 効果的に通信するために、送信者と受信者の集中力をそらします。

ノイズを除去することはできませんが、通信が誤通信にならないように最小化する必要があります。

viii。 悪いリスニング:

聞くことは聞くこととは異なります。 私たちは他の考えや約束に夢中になっているときは耳を傾けません。 話者が興味のないテーマについて話しているとき、私たちは座って聞きますが、彼が言っていることにあまり注意を払いません。 彼の言うことの多くは私たちの頭上にあります。つまり、私たちは耳を傾けません。 聞くだけでなく、聞いていない限り、コミュニケーションは効果的ではありません。

ix。 不十分な保持:

人間の心は、口頭で伝えられたすべてを保持することはできません。 彼は保持能力が限られているため、情報の一部を忘れがちです。 したがって、受信者にメッセージを繰り返させ、同じ情報を通信するために複数のチャネルを使用することをお勧めします。 リマインダーを送信すると、保持力の低下の問題を克服できます。

バツ。 変化への抵抗:

組織は、変化する動的な環境で運営されています。 マネージャーが人、技術、または構造の変化を導入し、それを組織のメンバーに発表するとき、それは社会的または感情的な設定の変化を伴う可能性があり、したがって、変化に抵抗する可能性があります。 人々が送信者の指示どおりに注文を実行することを望まないため、一般的に変更に対する抵抗は誤解をもたらします。

xi。 心の近さ:

一部の人々は、新しいアイデア、説得、提案に寛容ではありません。 彼らは、事前に定義された行動方針に沿って仕事をすることを好み、他人の話を聞くことをいとわない。 提案が提供されると、彼らは否定的に反応するかもしれません。 私はこの取引で十分な経験を積んでいます。 心の近さは、有益で有益な提案を拒否する可能性があります。 コミュニケーションの障壁として機能します。

xii。 態度の障壁:

これらの障壁は、組織のスタッフに問題があるために発生します。 それらは、管理の悪さ、従業員との協議の欠如、人々のコミュニケーションの遅れや拒否につながる可能性のある人格対立などの要因の結果である可能性があります。 個々の従業員の個人的な態度は、特定のタスクを実行するための不十分なトレーニングや、定着した態度やアイデアによる変化への抵抗によってもたらされる、職場でのモチベーションや不満の欠如によるものかもしれません。


コミュニケーションの障壁の種類-外部、組織、個人の障壁

コミュニケーション評価を通じて特定できるさまざまな不備は、フローコミュニケーションを妨げるさまざまな要因の障害や障壁の観点から分析する必要があります。 この点での管理アクションは、問題の根本にある要因の根本に突き当たった場合にのみ有効です。 この観点から、さまざまな要因の特定が必要です。

組織内のコミュニケーションの流れを妨げる多くのそのような障壁があるかもしれません。 これらは、(i)外部(ii)組織的要因、および(iii)個人的要因として分類されます。 ただし、このような分類は、これらが相互に排他的であることを示唆していません。 むしろ、このような分類は、コミュニケーションの障壁の性質を理解するのに役立ちます。

1.外部障壁:

コミュニケーションの障壁は、関係者の外部にある場合と内部にある場合があります。 外部の障壁は、組織的であろうとなかろうと、あらゆるコンテキストでコミュニケーションに影響を与える可能性があります。

このような外部の障壁は、次の形式になります。

私。 セマンティックバリア:

セマンティックバリアは、アイデアや単語のエンコードおよびデコードのプロセス中にメッセージを受信または理解するプロセスにおける障害の原因です。 これらの障壁は、関係者の言語能力から生じます。 言葉は主要なコミュニケーション手段ですが、言葉に共通する困難は、各言葉にいくつかの意味があることです。

たとえば、英語では、「ラウンド」という言葉には75の意味があります。 オックスフォード辞書には、英語で最も使用されている500個の単語のそれぞれについて、平均28個の別個の意味が記録されています。 他の言語でも同様です。 したがって、言葉は時々本当の意味を伝えることに失敗します。

さらに、以下の方法でコミュニケーションの障壁として機能します。

(a)ひどく表現されたメッセージ:

メッセージの明瞭さと正確さが欠けていると、メッセージの表現が悪くなります。 不適切に選択された空の単語やフレーズ、不注意な脱落、一貫性の欠如、アイデアの不適切な組織化、厄介な文構造、不適切な語彙、プラティティ、ナンバリングの繰り返し専門用語、含意の明確化の失敗は、この場合に見られるいくつかの一般的な欠点です。

(b)翻訳の誤り:

すべてのマネージャーは、上司、同僚、部下からさまざまな種類の通信を受け取り、部下、同僚、上司宛の情報をそれぞれに適した言語に翻訳する必要があります。 したがって、メッセージは、受信者が動作するフレームワークに適切な単語に挿入する必要があります。または、受信者が理解する解釈を伴う必要があります。

これには、高レベルの言語能力が必要です。 単語の大まかな理解とその結果の誤った翻訳は、効率の低下と高コストにつながります。

(c)資格のない仮定:

事実上すべてのメッセージの根底にある特定の非通信の仮定があります。 メッセージは具体的であるように見えますが、受信者にとっては、基本的な前提が明確でない場合があります。

(d)スペシャリストの言語:

技術的な個人グループや特別なグループは、独自の特別で独特な技術的な言語を開発する傾向があることがよくわかります。 これにより、他者からの隔離が強化され、コミュニケーションの障壁が構築されます。 この特別な言語の意図が何であれ、そのタイプの言語に対する受信者の無知のために、それは彼らの専門ではない人とのコミュニケーションを妨げます。

ii。 感情的または心理的障壁:

感情的または心理的要因は、対人コミュニケーションの主要な障壁です。 メッセージに帰する意味は、関係する両方の当事者の感情的または心理的状態に依存します。 通信では、メッセージとは別に、メタメッセージ、つまりデコード時にメッセージから取得するものがあります。

メタメッセージ、受信者の感情は重要な役割を果たし、彼はコミュニケーターのような波長ではないかもしれません。 キース・デイビスは、これらは「人々の心の中にある、または接触が難しい、理解が難しいなどの行動のために存在する」と意見を述べています。 コミュニケーションに対するこれらの障壁は、実際の物理的な壁として効果的です。 多くの場合、これらの人間の障壁は、レンガの壁よりもろ紙のようなものです。

彼らはいくつかのコミュニケーションを許可しますが、他のコミュニケーションを抑制し、それによってコミュニケーションを不適切にします…。この「途中の」コミュニケーションは「途中の」結果をもたらします。」

感情的な障壁は次のとおりです。

(a)早期評価:

ロジャースとロスリスバーガーは1952年に、この障壁を最初に指摘しました。 時期尚早の評価は、交換中に妥協のない立場を維持するのではなく、コミュニケーションを時期尚早に評価する傾向です。 このような評価は、情報の転送を停止し、送信者に無益感をもたらします。

この障壁は、「共感」、非評価的リスニングによって改善することができます。そこでは、コミュニケーションは非コミット的で偏見のない方法で聞かれ、そのため賢明な決定と行動が続きます。

(b)不注意:

受信者の熱中症とその結果生じる不聴は、主要な慢性的な心理的障壁の1つです。 これは、人々が単に速報、通知、議事録、およびレポートに反応しないという一般的な現象です。

(c)伝送および保持不良による損失:

組織内のさまざまなレベルを通信が通過する場合、同じメッセージの連続した送信の精度は低下します。 口頭でのコミュニケーションの場合、情報の約30%が各送信で失われると言われています。

書面でのコミュニケーションの場合でも、追加された解釈が存在する限り、意味の喪失が発生する可能性があります。 情報の不十分な保持は再び病気です。 従業員は情報の約50%のみを保持し、監督者は情報の約60%を保持することが示されています。

(d)書かれた言葉への過度の依存:

書かれた言葉は、健全な対面関係に代わるものではありません。また、従業員は、公正な程度の相互信頼がなければ、「なめらかな」読みやすい意志のある出版物を通じて企業の視点と方針を受け入れるよう説得することはできません。組織とその従業員間の信頼。 さらに、書面による通信では、注文、手順、または指示の目的を説明できない場合があります。

チェスター・バーナードは、組織の目的と彼自身の個人的な関心との子音として、コミュニケーションは受信者に訴えなければならないことを定めました。 書面によるコミュニケーションは、何をすべきかを伝えることが多いが、なぜそうすべきかではなく、説得力のある品質に欠けている。 さらに、書面によるコミュニケーションは読者のレベルを超える可能性があり、コミュニケーションに対する応答を確認できないこともあります。 したがって、書面によるメディアは、生産的な対面関係を補足するものと見なされる必要があります。

(e)Communicatorに対する不信:

これは、不適切な判断や非論理的な決定、またはコミュニケーターによる元のコミュニケーションへの頻繁なカウンターマンディングから生じます。 この種の繰り返しの経験により、受信者は徐々にアクションを遅らせるか、熱狂的に行動するように条件付けられるため、通信は明らかに成功しますが、失敗します。

(f)通信の失敗:

マネージャーが必要なメッセージの送信に失敗することはよくあることです。 これは、コミュニケーター側の怠iness、または「誰もが知っている」、あるいは先延ばしまたは「むさぼり食う」情報、あるいは故意に恥ずかしい思いをするためです。

2.組織の障壁:

特定の特定の目標を達成するための意図的な作成である組織は、その中での日々の出来事は、これらの目標を最も効率的な方法で達成するように規制される必要がありました。

これは通常、さまざまな活動の実施のための組織的取り決めの設計、さまざまなポリシー、規則、規制および手順の規定、行動規範の制定、報酬および罰制度の制定など、さまざまな公式措置を通じて試みられます。 。さまざまな方向のコミュニケーションを含むすべての内部プロセスは、これらの処方箋によって著しく影響を受けます。

そのため、主な組織上の障壁は次のとおりです。

(i)組織のポリシー:

コミュニケーションに関する一般的な組織のポリシーは、組織内のすべての人がこの問題で通常どのように行動するかについての全体的なガイドラインとして機能します。 ポリシーは、書面による明示的な宣言の形をとるか、非常に一般的であるように、組織のメンバー、特にトップの人々の行動から解釈する必要があります。 このポリシーが異なる方向の通信の流れをサポートしない場合、通信の流れはスムーズで適切ではありません。

(ii)組織の規則および規制:

組織の規則と規制は、通信対象の主題と、それらが通信されるチャネルを規定することにより、通信の流れに影響を与えます。 ルールは特定のメッセージのフローを制限し、多くの重要なメッセージを残す場合があります。

一方、これらのルールで規定された特定の方法で適切なチャネルを介して通信すると、通信が遅れ、メッセージを伝える意欲に反する働きをします。 この障壁は、規則や規制の遵守がより厳格なインドの公共部門企業で強く機能します。

(iii)ステータスの関係:

正式な組織構造で優れた下位キャパシティに人々を配置することも、コミュニケーションの流れ、特に上向きの流れをブロックします。 ステータスに関して階層的な位置の差が大きければ大きいほど、通信が途切れる可能性が大きくなります。

(iv)組織構造の複雑さ:

多くの管理レベルがある組織では、コミュニケーションが遅れ、コミュニケーションが歪む可能性が高くなり、フィルタリングポイントの数が多くなります。 これは、上向きのコミュニケーションの場合にはより当てはまります。人々は一般に、自分自身または上司に対する不利な批判を無視することを好まないからです。

(v)組織施設:

円滑で、適切で、明確でタイムリーなコミュニケーションの流れを提供する組織施設は、多くの形をとることがあります。 これらが適切に強調されていない場合、一般的に人々は効果的なコミュニケーションをとることができません。

3.個人的な障壁:

上記の組織的要因は、間違いなく、コミュニケーションに作用する重要な影響ですが、コミュニケーションは基本的に対人関係のプロセスであるため、このプロセスに対する送信者と受信者の2つの関係者の内部にある多くの要因も重要です。 ここでは、分析の便宜上、これらの障壁は個別に分析されており、これらは下向きおよび上向きの通信の場合に関連しています。

私。 上司の障壁:

コミュニケーションにおける上司の役割は非常に重要です。 部下との階層関係のため、以下で説明する多くの方法で障壁として機能します。

(a)上司の態度:

一般的なコミュニケーションや特定の方向へのコミュニケーションに対する上司の態度は、さまざまな方向のメッセージの流れに影響を与えます。 たとえば、この態度が好ましくない場合、メッセージが上司からまたは上司に適切に流れない可能性が高くなります。

(b)当局への挑戦の恐怖:

組織内の人は、常に自分のニーズを満たすためにより高い地位と名声を得ようとします。 そのため、情報の頻繁な受け渡しが弱点を明らかにする可能性があるため、管理者は一般に、情報が遅れたり上昇したりするのを控えようとします。

(c)適切なチャネルの主張:

権威を行使する上司の基本的な特徴の1つは、彼らが通信リンクを維持したいということであり、通信におけるいかなるタイプのバイパスも好まないということです。 バイパスによる通信が必要になる場合もありますが、上司はこれを権限の待機として扱い、通信の流れをブロックします。

(d)部下の自信不足:

上司は一般に、部下の能力が低く、能力が低い、上司に助言できない、または情報が下がらない可能性があることを認識、修正、または別の方法で認識します。

(e)コミュニケーションを無視する:

上司は、重要性を維持するために、部下からのコミュニケーションを意識的かつ故意に無視することがあります。 これは、部下の意思の疎通に反します。

(f)時間の不足:

上司は、正解であろうとなかろうと、仕事に負担がかかり、部下と話す時間があると感じます。

(g)認識不足:

時々、上司は、一般的または特定の主題の異なる方向でのコミュニケーションの重要性と有用性についての認識を欠いている場合があります。 このような場合、通信フローはブロックされます。

ii。 部下の障壁:

どちらの方向の垂直コミュニケーションも、部下もこのプロセスに積極的に参加している場合にのみ可能です。 部下には、そのような積極的な参加に悪影響を与えるさまざまな要因があります。

上司の場合に追跡されたいくつかの要因は、態度、時間の可用性、重要性についての認識などのように適用することもできます。部下の場合は2つの要因がより重要であり、上方向。

(a)コミュニケーションしたくない:

時々、部下は意思がないために特定の情報を上に伝えないことがあります。 したがって、部下が上司への特定の情報によって悪影響を受ける可能性があると感じた場合、その部下は喜んでそれを提供しません。 上昇する情報は管理目的で利用され、部下は不利な出来事について上司に情報を提供することを望みません。

(b)適切なインセンティブの欠如:

また、コミュニケーションをとる動機の欠如は、部下が上向きにコミュニケーションすることを控えます。 組織の報酬と罰のシステムは、これに対してより責任があります。 したがって、部下による新しい提案が組織から注意を喚起しない場合、彼はそれを伝えません。


コミュニケーションの障壁の種類–身体的、個人的、地位関係、不注意な注意、意味論的、早期評価、その他の理由

Limitations or causes of breakdown of communication channels are called barriers to communication. Communication is not always as effective as it should be. Some people do not communicate because they do not attach any importance to communication. They are very secretive and do not believe in any type of exchange of information.

Barriers between people do not screen out all communication rather they operate like filter to permit some communications but hold back others, thereby, making communication inadequate and incomplete. Communication may be vague and badly expressed. They may suffer from lack of clarity or poor retention. Translation or Transmission of messages received may be wrong. Words may fail to communicate the intended meaning.

In oral communication about 30% of the message is lost with every successive communication. Non-listening of the communication is a chronic problem. Large number of communications does not receive the attention they deserve. Telling and listening to a selective group of people, ie, filtering is an important problem in communication. Sometimes messages are not communicated because it is felt that everybody knows about it.

Communication is impeded by various types of barriers such as:

1. Physical Barriers:

Physical Barriers are environmental factors that present or reduce the sending and receiving of communication. They include distance destructive noises and similar other interferences.

2. Personal Barriers:

They arise from judgment, emotions and social value of people causing psychological distance between people similar to physical distance. People sometimes are guided by their attitudes and prejudices while interpreting words. Psychological distance may entirely prevent the communication to filter out or simply cause interruption.

3. Status Relationships:

In the formal organisation structure, superior subordinate relationship may cause obstacle to clear understanding. A manager may not communicate to his subordinates his weaknesses or the subordinates may communicate to their superiors only those things which they expect would be appreciated by the latter.

4. Perfunctorily Attention:

Busy people sometimes fail to understand clearly some of the incoming information from the subordinates which they had never expected. They pay maximum attention to those communications only which they would have expected to listen or which does not come in clash with their personal goals. Sometimes communication breakdown is caused by the credibility gap, ie, the amount of difference between what one says and what one does.

5. Semantic Barriers:

Semantic barriers arise from the limitations of the symbolic system itself. The different words such as efficiency, productivity workers' participation, employees' welfare are differently understood by different people. Sometimes, a person distorts communication intentionally, but many a times, they understand it according to their own concepts, expectations and from of references.

Symbols usually have a variety of meanings and to choose one from them and to draw inferences is an essential part of communication. As inference can give wrong signals, awareness to them and their appraisal is necessary.

6. Premature Evaluation:

On several occasions, managers start evaluating the information before reaching proper understanding. Decision is taken before knowing the full facts. Such a premature evaluation tends to inhibit free flow of information and understanding and distorts communication.

7. Other Reasons:

Communication may also be distorted on account of a number of reasons. It may be unnecessarily delayed to miss a profitable business opportunity. Persons desiring to resist changes may causes distortion in those communications which seek to introduce new changes.

Lack of mutual trust and faith between two classes of people may lead to distorted understanding of the communication by the one at the cost of the other. Lack of time and pressure of work may also be barriers to free flow of information.


Types of Barriers to Communication – 8 Types of Barriers that Stand in the Way of Effective Communication

Communication barriers refer to the obstacles or problems that stand in the way of effective communication.

These communication barriers are generally of the following types:

Type # 1. Organisational Barrier:

If the organisational structure is complex, involving layers of supervision, long communication lines, the distance between the workers and the top management increases. Communication, therefore, often breaks down.

Type # 2. Status Barrier:

Status, which refers to the relative ranking of a person in an organisation, is a serious obstacle in organisational communication. Some individuals have higher status than others. Persons of higher status do not talk freely with those of lower status. Subordinates at lower levels do not feel free to talk to superiors. They pass on only what superiors would like to listen and hold back unpleasant facts. Selectivity thus becomes a rule in organisational communication giving rise to a strong communication barrier.

Type # 3. Semantic Barrier:

In the communication process, the receiver is expected to understand the message in the same way as the sender. Words and symbols used in communication process may mean differently to different persons. For example, profits may mean one thing to a manager and quite another to a worker. People understand the same message in different ways depending on their social and cultural backgrounds, education and experience.

Type # 4. Lack of Concentration:

When the receiver does not pay full attention to a message, because of being overburdened with other important issues, in such situations, the very purpose of the sender, in making a communication is defeated.

Type # 5. Perceptual Barrier:

Perception means the way one notices things. Many recipients have their own perceptions and interpret messages in their own ways of thinking and to their own advantages. Thus, perception leads to filtering of the message unconsciously.

Type # 6. Information Overload:

Managers are flooded with information's from different sources. They may not always be able to regulate the flow of information. Effectiveness of communication will be reduced if managers allow themselves to be inundated with information. They may ignore or misinterpret some of the important messages. Time factor may also create communication problems. In the process of expanding matter, some people may get incomplete information.

Type # 7. Premature Evaluation:

Communication is hampered when the receiver makes judgement about the worth of the message prior to receiving the entire communication. Such judgement may be based on the past experience of the receiver. A manager may pay little attention to a memorandum from the union leader because “he is always up against something.”

Type # 8. Mechanical Barriers:

The flow of communication is also affected by mechanical barriers, inadequate provisions made for transmitting messages, poor organisational layout, defective communication network and media etc. under the communication system.


Types of Barriers to Communication – 15 Barriers as given below

There may be filtering or distortion of information while it is being communicated. If such a thing happens, the object of communication will not be achieved.

The barriers to communication or problems of communication are given below:

1. Noise:

There is a possibility of noise interruption while communicating information. The noise may be produced by the conversation of somebody-else nearly or by the machine operation and the like. In such circumstances, the communicator takes an extra effort to overcome the noise. The communicator must also use right vocabulary which is easily understood by the receiver.

2. Missing Information:

The communicator may miss some of the information. It may be caused due to giving undue emphasis to a few pieces of information. Sometimes, the communicator may fail to supply the required information if he communicates the information in a hurried manner.

3. Alteration of Information:

The information is altered if the communicator sends the information through a third party. The third party may twist or alter the information according to his convenience. It may be done intentionally or unintentionally. Normally, this is possible in the case of upward communication. The reason is that the third party wants to earn a good name from his superiors.

4. Overloading:

This barrier arises due to an increase in the number of messages to be sent. There is a need for the introduction of communication channel to reduce workload. If it is not done, the messages do not reach the correct persons or places in time. So, the manager should make a special arrangement to send the urgent and important messages.

5. Lack of Facility:

Sometimes, meetings and conferences are necessary to impart the information to the employees or else the communication will not be an effective one. If the management does not have any facility to conduct meetings and conferences, there will be no possibility of conveying the information to employees correctly.

6. Inadequate Policies, Rules and Procedures:

The management should adopt the communication policy which is adequate to meet all the present and future requirements of the organisation. The communication policy should be a flexible one. This is necessary to meet any contingency. The rule of 'through proper channel' may be relaxed if important messages are to be passed during emergency periods. If it is not done so, the information cannot be passed in time. It means that there is a delay of communication.

7. Status Patterns:

Problems may arise due to the status prevailing between the superiors and subordinates. Superiors have executive chair and table, phone connection and a separate room to indicate then status. But the subordinates have only chairs and tables. This differential treatment widens the communication gap between the superior and subordinates. The trend has however, changed, following the emergence of a strategic global communication network.

8. Lack of Attention:

The receiver does not pay any attention in grasping the information. This attitude of the receiver may be caused by the receiver's immersion in his own thoughts, his difficulty in understanding the idioms and phrases or his having no belief in the information. Sometimes, the receiver may think that the information is not worth paying attention to.

9. Quick Conclusion:

The receiver comes to a conclusion without giving due weightage to the information. Besides, he has his own opinion and belief. So, the quick conclusion may not be a correct one.

10. Lack of Confidence over the Communicator:

The receiver may feel that the communicator is not able to effectively extend the information. Then, the receiver does not believe the information which he gets. This may defeat the very purpose of the communication ultimately.

11. Improper State of Mind:

At times, the receiver may not be in a sound state of mind to receive the information accurately. If he is mentally upset, it will definitely affect the free flow of information.

12. Lack of Time:

The opportunity to communicate is limited because of the lack of time the communicator, has at his disposal.

13. Badly Expressed Messages:

If there is no coherence of information and no clarity of information, then the receiver will not be in a position to understand the information correctly.

14. Technical Language:

There are large number of special languages as computer, system analysis, operation research and the like. Different types of vocabulary are used to communicate the message. A single word may have different meanings.

15. Poor Retention:

Generally, the employees retain only 50% of the information which they receive, so poor retention is also one of the barriers of communication.


Types of Barriers to Communication – That may Hinder Communication

Communication is said to be successful only when the message is received by the receiver in time and the latter understands the sense of the message in the way it is intended by the sender. But there are several hindrances or barriers that may hinder communication.

1. Mechanical Barriers :

Where the very mechanism through which communication passes fails, the message may not teach the intended person in the intended form and volume. Possible mechanical failures include poor sound quality, faulty telephone lines, system breakdown, poor printing quality, signal problems in radio or television in adverse weather conditions.

2. Physical Barriers :

Time, place, space, climate and noise may hinder the flow of communication.

私。 時間:

Message not delivered in time becomes useless like rotten, fruits and vegetables. An organization that wants quick results may not give timely instructions to employees concerned to get the task done in time to achieve the given objectives. Time difference among the countries delays the timely communication.

ii。 Space:

It represents the distance between the sender and the receiver. It may be one of the barriers to communication. It can act as a barrier in a cross culture or transnational oral communication situation. Overcrowding in elevators, jostling in office corridors, elbowing others in public transport system, etc., are all external factors affecting communication.

iii。 Place:

The place where the sender or the speaker and the listener or the receiver exist, influences communication. The audience attention cannot be sustained in a hall which is poorly lit, ill ventilated and packed beyond its capacity. An uncomfortable chair, poor acoustics, poor lighting etc., are some of the irritants distracting the attention of the audience. Places near the vehicular traffic are prone to noise pollution. It also may distract the attention of the audience.

iv。 気候:

Talks, conversation, speech, interview etc., held in an uncongenial ambience may lead to misperception or wrong decisions.

v. Noise:

Noise distorts the message and acts as a barrier.

3. Psychological Barriers :

Individual or psycho-sociological barriers are the major bottlenecks in interpersonal communication. The meaning assigned to the message depends upon the emotional and psychological status of both the sender and the receiver in the process of communication.

私。 Style – It means the manner in which a person communicates. There are a few barriers connected therewith-

a。 Accent variation.

b。 Avoiding idiomatic expressions.

c。 Over dosage of humour.

d。 Too much of brevity.

ii。 Selective Perception – Some people who live in their self-created world take in only information they feel relevant. This attitude ends up in their getting incomplete and inappropriate information.

iii。 Poor literacy – Poor literacy mars one's understanding of certain messages.

iv。 Roving mind – A wandering or roving mind cannot fully gather the inputs given to it. This results inattention or limited attention span. Sometimes visual or audio distractions too inhibit flow of attention of the listeners.

v. Frame of mind – Emotional state of a person can act as a barrier. When one is in the grip of emotion like anger, shock, fear, depression or cheerlessness, etc., one may not listen to reason.

vi。 Brand loyalty – Where one is loyal to a particular brand, he may not be receptive to a rivals' product. One may not even relish the praises or compliments heaped on the rival product.

vii。 Prejudice – Racial, communal and religious prejudices blind a person from reasoning out the fact.

viii。 Limited intellectual capacity – Limited intellectual backgrounds, limited reading and parochial interest cause one to be narrow-minded. People with closed minds do not appreciate suggestions for betterment.

ix。 Status and power – There may be status and power relationship which may hinder the communication process and affect the communication effectiveness. For example, seniors listening to smart juniors.

バツ。 Halo effect – Good impressions formed on earlier occasions ie, halo effect, causes one to turn a blind to the negative information about the other person.

4. Semantic and Language Barriers :

This occurs when the speaker/writer means one thing and the listener/ reader takes it in a different meaning. For example, one person gives an advertisement for selling a bad dog which actually refers to attacking power of a dog to guard the house. But the reader may misunderstand it otherwise.

私。 The meaning of words differs context-wise.

ii。 Idiomatic words should not be taken in a literal sense.

iii。 Opinions may be given as facts.

iv。 Using abstract words send a wrong message.

v. Lack of proper language skills leads to wrong choice of words or words with associative values.

vi。 Homonyms distort the meaning. For example, there and their, once and ones.

vii。 Difference in accent mars delivery and understanding.

viii。 Inadequate vocabulary is a handicap in communication.

ix。 Symbols cause communication problem.

バツ。 Poor composition of speech, harsh voice, lengthy paragraph, verbosity, etc., spoil communication effectiveness.

xi。 Use of technical jargons creates confusion between the sender and the receiver.

xii。 Sender sending unclarified messages leads the receiver to have his own assumptions.

xiii。 Lack of clarity, precision, coherence and awkward sentences lead to creation of bad message.

5. Interpersonal Barriers :

Communication effectiveness depends on relationship between two people ie, 'sender' and 'receiver'. There are superior-subordinate barriers that affect the free flow of communication between the two.

私。 Barriers Originating from Superior:

Superior not sharing enough time with subordinates for discussion and clarification.

a。 Suppression of information.

b。 Reluctance of superior to listen to subordinates.

c。 Inadequate information.

d。 Deliberate Misguidance.

ii。 Barrier from Subordinate Angle :

a。 Fear psychosis – Subordinates not seeking adequate clarification wherever necessary from superiors out of fear.

b。 Filtered information – Subordinates sending filtered information to the higher ups for fear of being penalized.

c。 Over/under reporting – Subordinates over/under reporting their performance.

d。 In expression of difficulty – Subordinates not disclosing their practical difficulties for fear of being mistaken.

e。 Withholding suggestions – Subordinates not making workable suggestions due to lack of incentives for such exercise.

f。 Personal inadequacies of subordinates – Poor educational, background, communication skill, inferiority complex and lack of confidence of subordinates debilitate the communication process.

6. Cross-Cultural Barriers :

Culture is a shared set of values and attributes of a group. It is the sum total of ways of living built by a group which are transmitted from generation to generation. Culture differs in terms of language, values, norms of behaviour, concept of time and space, perception, basic personality, national character, etc. Words, colours and symbols cannot have different meanings to different cultures.

私。 Wearing white colour dress is inauspicious in some countries, while it is a wedding dress in some other countries.

ii。 If a Japanese says 'yes' he means he is listening, while 'yes' in America means 'I agree'.

iii。 Punctuality is the norm in some countries, while it is a matter of convenience for some other nations.

Thus, communication can acquire different connotations and opposite meaning thanks to cross cultural barriers.

7. Organizational Barriers :

The climate and culture of an organization influences freedom, thrust and interaction pattern among its people. It may take time for employees in every organization to get used to climate variables. In this context, communication bottlenecks are inevitable.

私。 Rules rigidity.

ii。 Poor communication infrastructure.

iii。 Organizational structure.

iv。 Poor working relationship.


Types of Barriers to Communication – Semantic, Psychological, Organisational and Personal Barriers

Communication plays a key role to achieve organisational objectives thus it must be effective. Managers must ensure the systematic and efficient flow of communication in all directions. However, the breakdowns or barriers may filter part of information or carry incorrect meaning leading to misunderstandings. Therefore, a manager must identify the barriers and take measures to overcome them.

Communication Barriers can be categorized as follows:

1. Semantic Barriers:

Semantic barriers are concerned with problems and obstructions in the process of encoding and decoding of message into words or impressions. The same words of sentences may be understood or interpreted differently by different individuals causing confusions and misunderstanding. The main cause of semantic barriers may be lack of good communication skills.

The various reasons for different interpretations or meanings resulting in semantic barriers may be discussed as follows:

私。 Badly Expressed Message:

Use of inadequate vocabulary, incorrect words, omission of important words etc. may distort the message. The badly expressed message fails to convey the intended meaning of the message.

ii。 Words/Symbols with Different Meaning:

Some words may have multiple meanings. While communicating a message sender may use a word with specific meaning but if there are alternative meanings then the receiver may perceive the meaning in accordance to his/her understanding and ability. Different perceptions lead to ineffective communication.

iii。 Faulty Translations:

The communication may be ineffective if the translation of the original message is done by a translator who may not be proficient with both the languages. The use of wrong words or incorrect understanding of the content may result in different meaning of the translated message.

For example – The owner's message in English needs to be translated in Hindi so that workers can understand the message. Use of incorrect words by a translator will change the entire meaning of the message. The wrong use of words may translate a positive message into negative.

iv。 Unclarified Assumptions:

Some communications are backed by assumptions, which may be interpreted differently by different individuals.

For example – The manager says, “take care of stock”. He may mean that storekeeper must maintain the stock levels but the storekeeper may understand that he is responsible for the goods in the store. As a result, he may not place order or inform manager when stock of goods finish.

v. Technical Jargon:

If people with specific expertise use technical words or jargons while explaining to unskilled workers or people from different field, the communication may transfer in parts due to lack of clarity in information. The receivers may not have sufficient knowledge to understand the meaning of technical words used.

For example – During an address to workers the production manager said, “Our department will follow Unity of Command and you all must believe in the concept of Espirit De Corps.” Of course this was a motivational statement but workers would understand the message only if they know the meaning of Unity of Command' and 'Espirit De Corps'.

vi。 Body Language and Gesture Decoding:

If the body language or gestures of a manager do not match with the words used to communicate his/her instructions then the receiver may get confused and perceive the information wrongly.

For example – A manager using words of praise for his sales team with anger on his face will confuse the entire team.

2.心理的障壁:

The state of mind of information sender and receiver influences the intention of information. The emotional and psychological factors may act as barriers to effective communication. For example, an angry manager cannot listen to his/her subordinates problems or give rational opinion.

Some of the psychological barriers are:

私。 早期評価:

Some people have the tendency to judge or evaluate the meaning of the message even before sender completes his/her message. The premature evaluations are mainly because of individuals being judgmental or are prejudiced against communication.

For example – Mr. Rohit has a pre-notion that his boss always finds faults with his presentation. During one of the presentations, his boss wanted to appreciate his hard work but before he could complete Rohit closed his presentation and left the room.

ii。 Lack of Attention:

If receiver or sender is pre-occupied with thoughts or some work she/he may not concentrate or pay attention to the message being transferred. Lack of attention is one of the main reasons of misunderstandings among superiors and subordinates.

For example – Mr. Sahil, the finance manager was busy preparing his presentation for a meeting when his secretary Reena came and asked him to sanction salary advance as her child was very ill. Due to pre-occupation Sahil did not listen to her problem and rejected her request. This disappointed Reena and she decided to resign.

iii。 Loss of Transmission and Poor Retention:

If communication passes through various levels or channels it may result in complete loss of transmission or transmission of inaccurate information. Transmission of inaccurate information in case of oral communication may be due to lack of attention or retention amongst people.

For example – Mohan told his secretary to inform all department heads about the meeting at 9.30 am in the morning. She informed three department heads at the scheduled time for meeting. On her way she met her friend and started talking to her and forgot to inform other department heads about the meeting.

iv。 Distrust:

Distrust between the sender and receiver may act as a barrier in effective communication. If two people do not trust each other, they may either try to hide or withhold information or do not try to understand the message in original sense. In fact, they may be suspicious towards each other and try to find hidden meanings in the message.

3. Organisational Barriers:

The factors related to organisation structure, authority relationships, rules and regulations sometimes, act as barriers to effective communication.

Some of these barriers are:

私。 Organisational Policy:

If the organisational policy does not support free flow of communication, it may hamper effectiveness of communications.

For example – Centralized organisations do not allow lower level management to participate in decision-making. This may restrict workforce to communicate freely.

ii。 Rules and Regulations:

Rigid rules and regulations may act as a hurdle to communication. Communications through prescribed channels may result in delays in transmission of information and action.

iii。 Status:

Status conscious managers may consider themselves as superior and maintain distance with their subordinates. Superiors may not be open to suggestions or ideas from their subordinates. This may affect relationships between superior and subordinate and restricts free flow of information.

iv。 Complexity in Organization:

If the organisational structure of an organisation consists, number of managerial levels and large number of employees it may result in delays, distortions or filtering in transmission of information.

v. Organisational Facilities:

For effective and free flow of communication it is a must that, an organisation must have scheduled meetings to discuss organisational issues, suggestion box to invite suggestions from employees, social and cultural gatherings, transparent policies etc. Lack of well-established process of communication and facilities for free flow of information may create communication problems.

4.個人の障壁:

The personal factors of both sender and receiver may influence effective communication.

Some of the personal barriers may be as follows:

私。 Fear of challenge to authority – If a superior has a fear, that sharing of specific information with his/her subordinates may affect his/her authority adversely then he/she may withhold or suppress such information.

ii。 Lack of confidence of superior on his subordinates – If superiors do not have confidence on the competence of their subordinates then they may not share important information or seek their suggestions.

iii。 Unwillingness to communicate – Some subordinates may not be confident or willing to communicate with their superiors with a fear that they may be misunderstood and it may adversely affect their interest in the organisation.

iv。 Lack of proper incentives – Subordinates may not give proper feedback, share market information or suggestions to their superiors if there is no financial or non-financial incentive for initiating positive communication.

For example – Rajvir, the head of sales team, takes suggestions from team members and use them to prepare his presentation. In his presentation, he does not recognize or appreciate his team members. This disappoints all the team members and they decide not to give any suggestions in future.


 

コメントを残します